通知公告 實時掌握
中華人民共和國國家檔案局2020-05-18發(fā)布2020-06-01實施
1 范圍
DA/T68的本部分規(guī)定了檔案管理咨詢服務外包相關方的工作,包括檔案管理咨詢服務內容、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、工作流程、信用評價與質量監(jiān)督等要求。
本部分適用于機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織開展檔案管理咨詢服務外包工作。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。
GB/T17242 投訴處理指南
GB/T22119 信用服務機構 誠信評價業(yè)務規(guī)范
DA/T68.1 檔案服務外包工作規(guī)范 第1部分:總則
3 術語和定義
下列術語和定義適用于本文件。
3.1
檔案管理咨詢服務 archivesmanagementconsultingservice
承包方受發(fā)包方委托,運用先進的管理思想、科學方法和技術手段,通過調查、研究、分析為發(fā)包方提供檔案工作體系設計、檔案管理方案設計、檔案信息開發(fā)利用方案設計、檔案信息化方案設計、檔案外包服務項目方案設計、檔案科研、檔案工作用房建設咨詢、檔案工作評估、檔案培訓等服務的行為。
3.2
檔案管理咨詢服務機構 archivesmanagementconsultativeagency
依法設立、提供檔案管理咨詢服務、實行獨立核算的社會組織。
3.3
項目經理 consultingprojectmanager
檔案管理咨詢服務機構(3.2)派出的,對整個項目策劃、實施進行全面管控的管理人員。
3.4
咨詢員 consultant
檔案管理咨詢服務機構(3.2)派出的,在項目經理領導下具體承擔咨詢工作的人員。
4 檔案管理咨詢服務內容
4.1 檔案工作體系設計服務
為發(fā)包方提供檔案工作戰(zhàn)略規(guī)劃編制、檔案工作機制策劃、檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范編制、檔案工作流程設計等服務的行為。
4.2 檔案管理方案設計服務
為發(fā)包方提供文件資料的收集、整理、鑒定、保管、查詢、統(tǒng)計等管理方案咨詢服務的行為。
4.3 檔案信息開發(fā)利用方案設計服務
為發(fā)包方提供檔案編研成果、開展檔案展陳及其他檔案利用形式的設計方案等服務的行為。
4.4 檔案信息化方案設計服務
為發(fā)包方提供檔案信息化建設規(guī)劃設計、檔案信息化實施方案設計、電子檔案管理系統(tǒng)需求分析等服務的行為。
4.5 檔案服務外包項目方案設計服務
為發(fā)包方提供檔案服務外包項目在服務內容、質量、預算、風險防范等方面設計方案或制作招標文書的行為。
4.6 檔案科研服務
指導發(fā)包方或與發(fā)包方合作,進行檔案科研課題申報、研究和成果推廣應用等服務的行為。
4.7 檔案工作用房建設咨詢服務
為發(fā)包方開展檔案庫房、技術用房、利用用房等建設選址、加固改造、功能布局和設施設備配置可行性研究或提供方案等服務的行為。
4.8 檔案工作評估服務
為發(fā)包方提供全面或局部的檔案工作能力、效率、安全、合規(guī)性等方面評估服務的行為。
4.9 檔案培訓服務
為發(fā)包方提供檔案規(guī)章制度和標準規(guī)范的解讀、檔案管理知識傳授、檔案業(yè)務操作技能訓練、檔案館(室)安全應急演練等服務的行為。
4.10 其他服務
根據(jù)發(fā)包方需要提供的其他檔案管理咨詢服務的行為。
5 發(fā)包方工作規(guī)范
5.1 工作原則
發(fā)包方應按照 DA/T68.1中6.1的規(guī)定,遵循合法、安全、可控原則,經過規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定、合同簽訂、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評估與改進等程序,實施檔案管理咨詢服務工作。
5.2 項目的確定
發(fā)包方應遵循國家法律法規(guī)、工作有關標準等規(guī)定,在項目發(fā)包前,對檔案管理咨詢的需求進行信息敏感性評估,確定咨詢服務外包的范圍、內容,明確涉密或敏感信息項目的服務外包承包方須持有涉密資質等特殊要求,編制科學、合理、可行、標的明確的招標文件。無須對外招標的項目參照本部分執(zhí)行。
5.3 合同執(zhí)行與監(jiān)督
5.3.1 合同的執(zhí)行與監(jiān)督應符合 DA/T68.1的規(guī)定。在合同履行中,標的量或技術要求發(fā)生重大變化的,應及時提出書面說明,必要時需簽訂補充協(xié)議。
5.3.2 發(fā)包方在檔案管理咨詢服務過程中,應全程參與并加強對檔案出入庫、承包方人員查閱檔案的審批、登記,確保檔案安全保密。
5.3.3 發(fā)包方應對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)控,及時檢查實施記錄,掌握項目進度,督促項目實施,加強質量監(jiān)督管理,防范承包方違約風險,確保咨詢服務符合要求。
5.3.4 檔案咨詢服務成果應根據(jù)合同明確權益,未經成果擁有方同意,另一方不得擅自發(fā)表。
6 承包方工作規(guī)范
6.1 工作原則
6.1.1 承包方應按照 DA/T68.1的要求,做好檔案管理咨詢服務體系建設,在加強基本服務能力建設的同時,提高檔案咨詢服務所需的專業(yè)服務能力。
6.1.2 承包方應以發(fā)包方需求為中心,在咨詢服務流程中按照 PDCA(計劃-實施-評估-改進)循環(huán)執(zhí)行,持續(xù)提升服務質量和用戶滿意度。
6.1.3 承包方開展工作指導、業(yè)務培訓、方案設計等咨詢服務工作時,應嚴格執(zhí)行國家有關法律法規(guī)和標準規(guī)范,提出的制度建設和收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、利用、信息化等業(yè)務建設意見須符合規(guī)定。
6.1.4 承包方的工作指導、意見建議應具有針對性、可操作性,符合發(fā)包方實際情況,應跟蹤指導發(fā)包方咨詢意見建議的實施,出具檔案管理咨詢服務報告。
6.2 服務能力建設
6.2.1 承包方應依法取得法人資格,并具有檔案管理咨詢相關業(yè)務范圍的資質。
6.2.2 在開展檔案管理咨詢服務之前,承包方應根據(jù)發(fā)包方的實際需求進行調查研究,明確完成目標所需的人員、時間、技術、設備、制度等條件。
6.2.3 承包方應與員工簽訂安全保密協(xié)議,履行用人單位管理義務,維護檔案安全。
6.2.4 承包方應根據(jù)項目需要,配備具有相應知識水平、工作經驗和業(yè)務能力的項目經理和咨詢員,并保證項目團隊成員在服務過程中的穩(wěn)定性。
6.2.5 承包方應組織項目人員參加檔案管理崗位培訓、繼續(xù)教育和相應業(yè)務培訓,不斷提升服務能力。
7 工作流程
7.1 洽談
7.1.1 發(fā)包方應與承包方通過商務洽談,明確咨詢服務的目的、內容、需求等。
7.1.2 根據(jù)咨詢服務內容,明確服務可行性,制定咨詢建議方案,確定服務目標、范圍、工作方法和計劃、工作成果、人員及費用等。
7.2 簽訂合同
發(fā)包方和承包方應按照相關法律法規(guī)和 DA/T68.1的規(guī)定簽訂合同。
7.3 項目實施
7.3.1 工作準備
7.3.1.1 實施前承包方應成立項目組,確定項目經理和咨詢員,明確職責、服務內容、進度和要求。
7.3.1.2 確定工作場所,配備相應設施,制定服務細則。
7.3.2 工作開展
7.3.2.1 開展必要的調研
根據(jù)服務內容進行深入調研,掌握全面可靠數(shù)據(jù)和第一手材料。調研應遵循以下程序和要求:
a) 確定調研范圍,設計調查問卷;
b) 收集調研數(shù)據(jù)、材料;
c) 調研應全面、詳細,數(shù)據(jù)應科學、準確。
7.3.2.2 形成初步成果
根據(jù)服務內容,經調研分析設計,形成相應的咨詢成果。成果包括但不限于以下內容:
a) 調研的基本情況;
b) 主要問題分析及解決問題建議或設計方案;
c) 成果的實施及相關工作建議。
7.3.2.3 討論審定
提交初步成果,由發(fā)包方進行審定,并符合以下要求:
a) 審定應依據(jù)合同條約進行;
b) 審定方式應由發(fā)包方組織確定;
c) 審定應形成書面意見。
7.3.2.4 提交成果
根據(jù)審定的意見,承包方改進后提交成果。
7.4 項目驗收
7.4.1 項目自評。項目完工后,承包方應對項目成果進行自評,形成咨詢服務工作總結報告,報告內容至少應包括項目概況、合同變更與履行情況、項目成果統(tǒng)計表、經驗與存在問題總結、后續(xù)改進對策等。
7.4.2 項目驗收。根據(jù)合同約定,發(fā)包方應組織相關部門或專家組對成果的技術指標、可行性、效果質量等方面進行驗收,出具驗收報告。
7.5 后續(xù)工作
7.5.1 費用核算。發(fā)包方根據(jù)項目合同、驗收報告等進行結算,支付服務費用。
7.5.2 材料歸檔。咨詢服務結束后,承發(fā)包方應將有關文件及時存檔,存檔文件主要包括:合同文件、項目實施方案、咨詢工作總結報告、咨詢工作成果,以及項目實施過程中形成的主要技術文件、項目大事記、評審意見、驗收報告、評價意見表等。
7.5.3 后續(xù)改進。承包方應在項目結束后,依據(jù)合同約定對發(fā)包方進行回訪,向發(fā)包方提供技術指導,總結項目情況并持續(xù)改進。
8 信用評價與質量監(jiān)督
8.1 信用評價
8.1.1 發(fā)包方可對承包方的工作質量進行評價,必要時出具評價意見(參見附錄 A)。
8.1.2 承包方應根據(jù)企業(yè)信用評價建立企業(yè)信用評價檔案。
8.1.3 承包方應配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門及其他部門對業(yè)務、安全、保密等的各項檢查或調查。
8.2 服務質量監(jiān)督
8.2.1 發(fā)包方咨詢服務外包工作應接受國家有關部門監(jiān)督。
8.2.2 承包方咨詢服務外包工作應接受國家有關部門監(jiān)督,保證資質證書有效。
8.2.3 采用第三方監(jiān)督,應按照 DA/T68.1、GB/T22119有關要求開展質量監(jiān)督工作。
8.3 服務質量投訴
8.3.1 承包方應建立服務質量投訴機制,對外公布投訴聯(lián)系方式。
8.3.2 承包方應按照 GB/T17242的要求建立投訴受理機構,定期或不定期收集各方反饋意見和建議并建立反饋意見檔案(參見附錄 B)。
8.3.3 發(fā)包方和承包方發(fā)生服務質量爭議時,雙方應協(xié)商處理;協(xié)商不成的,可申請調解、仲裁或提請訴訟。