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中華人民共和國國家檔案局2022-04-07發(fā)布2022-07-01實施
前 言
本文件按照 GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分:標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。
本文件主要起草人:王抒祥、何欣、周峰、張立軍、李發(fā)超、姬廣鵬、丁杰、楊迪、黃峰、熊傳平、張喜波、袁帥、李軍、劉星宇、張怡、盧紅飛、劉航。
1 范圍
2 規(guī)范性引用文件
3 術(shù)語和定義
利用數(shù)字化掃描方式,將物體的空間外形、結(jié)構(gòu)及色彩等立體信息轉(zhuǎn)化為三維數(shù)字模型的過程。
3.5
實物檔案特征點 featurepointofphysicalrecords
反映實物檔案空間外形、結(jié)構(gòu)及色彩等特征信息發(fā)生顯著變化的臨界點。
4 總體要求
4.1 應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素,統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)開展實物檔案數(shù)字化工作。實物檔案數(shù)字化工作的開展應(yīng)遵循ISO/TR13028和 GB/T20530—2006提出的要求和建議。
4.2 實物檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)字化采集、影像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等。
4.3 應(yīng)采用有效的管理和技術(shù)手段,確保實物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。實物檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律,真實反映實物檔案的有關(guān)信息,最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。
4.4 實物檔案數(shù)字化過程中,應(yīng)保存數(shù)字化項目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)元素的確定應(yīng)符合ISO/TR13028提出的要求。
4.5 應(yīng)加強實物檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理,確保檔案實體和檔案信息的安全。
4.6 加工涉密檔案時,應(yīng)按照涉密檔案相關(guān)保密要求開展工作。
5 組織與管理
5.1 機構(gòu)及人員
5.1.1 應(yīng)建立實物檔案數(shù)字化工作組織,對數(shù)字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施、協(xié)調(diào)管理、安全保障、技術(shù)保障、監(jiān)督檢查、成果驗收等,確保數(shù)字化工作的順利開展。
5.1.2 應(yīng)配備具有相應(yīng)能力的工作人員,包括熟悉檔案業(yè)務(wù)并具有較高調(diào)查研究水平和良好組織領(lǐng)導(dǎo)能力的管理人員,熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并能夠為實物檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術(shù)支持的技術(shù)人員,掌握一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識并熟悉本職工作的操作人員等。應(yīng)通過科學(xué)規(guī)范的管理制度,對工作人員進行規(guī)范化管理。
5.1.3 為強化數(shù)字化工作的安全性,應(yīng)加強對外聘工作人員的審核與管理。
5.2 基礎(chǔ)設(shè)施
5.2.1 應(yīng)配備專用加工場地并進行合理布局,形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、數(shù)字化采集、影像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域。
5.2.2 加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制應(yīng)有利于檔案實體的保護。場地內(nèi)應(yīng)配備防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備。
5.2.3 應(yīng)合理規(guī)劃、配備和管理實物檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備,確保設(shè)施設(shè)備滿足實物檔案數(shù)字化工作的需要。
5.3 工作方案
5.3.1 應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,制定科學(xué)合理的工作方案,確保實物檔案數(shù)字化工作達到預(yù)期目標(biāo)。
5.3.2 實物檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)包括數(shù)字化對象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標(biāo)、驗收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進度安排、安全管理措施等內(nèi)容。
5.3.3 應(yīng)對實物檔案數(shù)字化工作方案進行專家論證,確保其科學(xué)、規(guī)范、合理。
5.3.4 實物檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)經(jīng)審批后嚴(yán)格執(zhí)行。工作方案審批結(jié)果應(yīng)與數(shù)字化工作過程中形成的其他文件一并保存。
5.4 管理制度
5.4.1 應(yīng)制定科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度,并在工作過程中嚴(yán)格執(zhí)行,以有效保障檔案實體安全和實物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。
5.4.2 實物檔案數(shù)字化管理制度應(yīng)包含崗位管理、人員管理、場地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實體管理等方面的制度。崗位管理制度主要規(guī)定數(shù)字化工作各崗位的工作目標(biāo)和職責(zé),形成明確的崗位業(yè)務(wù)流程規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)、獎懲辦法等;人員管理制度主要對人員的安全責(zé)任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進行規(guī)范;場地管理制度主要對人員出入和工作場地內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控設(shè)施、現(xiàn)場物品、證件等的管理進行規(guī)范;設(shè)備管理制度主要對數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設(shè)備的管理進行規(guī)范;數(shù)據(jù)管理制度主要對數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進行規(guī)范;檔案實體管理制度主要對檔案實體在數(shù)字化過程中的交接、管理、存放等工作進行規(guī)范。
5.5 工作流程控制
5.5.1 應(yīng)制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等,對實物檔案數(shù)字化全過程進行有效的控制,確保數(shù)字化成果質(zhì)量。實物檔案數(shù)字化流程示例參見附錄A。
5.5.2 應(yīng)加強對實物檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理,及時對數(shù)字化加工過程各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行備份。
5.5.3 應(yīng)建立完善的問題反饋機制,對實物檔案數(shù)字化工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行及時反饋和修正。
5.6 工作文件管理
5.6.1 應(yīng)根據(jù)情況制定符合實際要求的實物檔案數(shù)字化工作文件,以此加強對數(shù)字化工作的管理。主要包括實物檔案數(shù)字化工作方案、實物檔案數(shù)字化審批書、實物檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗收單、項目驗收報告、實物檔案數(shù)字化成果移交清單等,采取外包方式實施時,還應(yīng)包括項目招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項目合同、保密協(xié)議等。部分工作文件示例參見附錄B。
5.6.2 應(yīng)加強對實物檔案數(shù)字化工作文件的管理,明確數(shù)字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。
5.7 檔案數(shù)字化外包
5.7.1 實物檔案數(shù)字化工作如需外包,相關(guān)工作應(yīng)符合 DA/T68的相關(guān)要求。檔案部門應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、資金來源(構(gòu)成)、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì);按照 GB/T20530—2006第5章的要求評估數(shù)字化加工企業(yè)的技術(shù)能力;從規(guī)章制度的建立健全情況等方面考查加工企業(yè)的管理能力?！秶颐孛茌d體印制資質(zhì)管理辦法》給出了審查數(shù)字化加工企業(yè)保密資質(zhì)的信息。
5.7.2 在項目實施過程中,應(yīng)從檔案部門、數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實體、數(shù)字化成果移交與接收、設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求,進一步信息見《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》。
5.7.3 檔案部門應(yīng)指派專門人員參與實物檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo),完成質(zhì)量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。
6 檔案出庫
6.1 檔案保管部門應(yīng)按照實物檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對象開展檔案調(diào)取、清點、登記等前期準(zhǔn)備工作,并提交檔案出庫申請,經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后,嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關(guān)手續(xù),并與數(shù)字化部門共同清點無誤后,對檔案進行交接出庫。
6.2 實物檔案數(shù)字化過程中,應(yīng)根據(jù)工作需求設(shè)置距離數(shù)字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放實物檔案,并對實物檔案的領(lǐng)取與歸還進行嚴(yán)格管理,認(rèn)真做好檢查、清點、登記等工作,確保實物檔案的安全。
7 數(shù)字化前處理
7.1 確定實物檔案數(shù)字化對象的特征點
應(yīng)對確定為數(shù)字化對象的實物檔案完整數(shù)字化,不應(yīng)遺漏特征點,確有不需要采集的特征點應(yīng)加以標(biāo)注。
7.2 檔案檢查
7.2.1 對實物檔案進行外觀檢查,對損壞嚴(yán)重或有其他情況不利于數(shù)字化加工的,應(yīng)進行適度的加固、清洗等技術(shù)處理。技術(shù)處理應(yīng)根據(jù)實物檔案具體情況合理選擇,并符合有關(guān)檔案保護的規(guī)定。
7.2.2 檢查實物檔案的質(zhì)量,對存在的問題進行記錄。
7.2.3 記錄實物檔案編號、材質(zhì)、外形等信息。
7.3 目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
7.3.1 按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則,對照實物檔案有關(guān)信息,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。
7.3.2 對需在目錄數(shù)據(jù)庫中進行標(biāo)記的情況,在有關(guān)登記表中進行登記。
8 目錄數(shù)據(jù)庫建立
8.1 應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則,包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則的制定應(yīng)符合 DA/T18對檔案著錄的要求,實物檔案目錄準(zhǔn)備與目錄數(shù)據(jù)庫建立工作也應(yīng)嚴(yán)格遵守DA/T18的相關(guān)規(guī)定。
8.2 目錄數(shù)據(jù)庫選擇時,應(yīng)考慮通用數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換問題,以便數(shù)據(jù)交換。
8.3 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系,以便實物檔案數(shù)字化成果的管理和利用。
8.4 將實物檔案數(shù)字化前處理工作中對實物檔案目錄進行修改、補充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫,形成準(zhǔn)確、完整的目錄數(shù)據(jù)。實物檔案數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)中應(yīng)至少包括檔號、保管期限、年度、責(zé)任者、題名、材質(zhì)、形制、參見號,以及數(shù)字化項目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等信息。
8.5 可采用計算機自動校對與人工校對相結(jié)合的方式,對目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進行檢查,檢查內(nèi)容包括著錄項目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行修改。
9 數(shù)字化采集
9.1 基本要求
9.1.1 應(yīng)根據(jù)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的信息采集設(shè)備,進行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證采集后數(shù)字影像清晰、完整、不失真,影像效果最接近檔案原貌。
9.1.2 應(yīng)特別注意對檔案實體的保護,采集過程中不應(yīng)對檔案實體造成損毀。
9.1.3 在采集前,應(yīng)對相應(yīng)的采集設(shè)備和場所進行清潔、檢查和調(diào)整,以確保實物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。
9.1.4 應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用說明進行定期維護、保養(yǎng)。
9.2 平面掃描
9.2.1 適用于能以二維靜態(tài)圖像形式展示的實物檔案,如獎狀、證書、印模等。
9.2.2 超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進行掃描,也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時,相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊,并且采用標(biāo)板等方式明確說明分幅方法;若后期采用軟件自動拼接的方式,重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應(yīng)原件尺寸的1/3。
9.2.3 對于極其珍貴且尺寸不規(guī)則的檔案,為方便直觀顯示原件大小,可采用標(biāo)板、標(biāo)尺等方式標(biāo)識原件大小等信息。
9.2.4 為最大限度保留實物檔案原件信息,便于多種方式的利用,宜全部采用彩色模式進行掃描。掃描色彩模式、掃描分辨率的選擇應(yīng)符合 DA/T31提出的要求和建議。
表1 實物檔案數(shù)字化三維掃描主要技術(shù)參數(shù)
9.3.3 掃描實物檔案的紋理精細度總體應(yīng)符合以下要求:
a) 應(yīng)真實反映實物檔案表面的顏色、質(zhì)地、形狀和圖案等,同一表面紋理應(yīng)協(xié)調(diào)一致;
b) 長寬像素數(shù)應(yīng)為 2 的n 次方(n 為自然數(shù)),紋理長寬比差異不應(yīng)過大;
c) 應(yīng)進行糾正處理,減少視角或鏡頭畸變引起的變形,并消除眩光和陰影;
d) 圖像分辨率不低于100dpi,色調(diào)協(xié)調(diào)、自然真實;
e) 應(yīng)拼接無縫,過渡自然;
f) 紋理掃描后,數(shù)字化成果需用色卡進行對比矯正,應(yīng)保持其與實物檔案色彩一致。
9.4 數(shù)碼拍照
9.4.1 適用于能以二維靜態(tài)圖像形式展示的實物檔案,如獎牌、獎杯、錦旗等。數(shù)碼相機應(yīng)采用彩色拍攝方式,拍攝精度不低于1600萬像素。在拍攝前,針對拍攝實物檔案的環(huán)境,對數(shù)碼相機白平衡進行色溫校正。
9.4.2 拍攝時應(yīng)注意:
a) 選擇中焦距以上鏡頭拍照并盡量保持水平,避免圖像變形;
b) 將照相機設(shè)置成無時間顯示格式的畫面;
c) 布光均勻;
d) 將拍攝主題充滿影像畫面;
e) 對具有規(guī)則形狀的實物檔案,分別從正視、側(cè)視、俯視等多角度進行拍攝。
9.4.3 數(shù)碼拍照主要技術(shù)參數(shù)應(yīng)符合表2的規(guī)定。
表2 實物檔案數(shù)字化數(shù)碼拍照主要技術(shù)參數(shù)
9.4.4 實物檔案數(shù)字圖像長期保存格式為 TIFF、JPEG 或JPEG2000 等通用格式,圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實際應(yīng)用的需求而定。
9.4.5 實物檔案數(shù)字圖像利用時,也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮,將圖像轉(zhuǎn)換為 OFD、PDF 等其他格式。c) 拍攝過程中,焦距、光圈、感光度一經(jīng)設(shè)定,直至照片全部拍完方可修改,且應(yīng)保持每30度一個拍攝角度進行拍攝。
表3 實物檔案數(shù)字化主要技術(shù)參數(shù)(360度全景拍照)
9.6 文件命名
9.6.1 應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字文件命名,并確保唯一性。9.6.3 應(yīng)科學(xué)建立數(shù)字文件的存儲路徑,確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。
10 影像處理
10.1 旋轉(zhuǎn)及糾偏
對不符合閱讀方向的影像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原。對出現(xiàn)偏斜的影像應(yīng)進行糾偏處理,以達到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。
10.2 去污
應(yīng)對數(shù)字影像進行去污處理,以去除在數(shù)字化過程中產(chǎn)生的污點、污線、黑邊等影響影像質(zhì)量的雜質(zhì),應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則,檔案數(shù)字化處理時不應(yīng)去除實物檔案保管過程中所形成的痕跡。
10.3 影像拼接
對分幅掃描形成的多幅影像,應(yīng)進行拼接處理,合并為一個完整的影像,以保證檔案數(shù)字化影像的整體性。拼接時應(yīng)確保拼接處平滑地融合,拼接后整幅影像無明顯拼接痕跡。
10.4 裁剪處理
應(yīng)對數(shù)字影像進行合理的裁剪處理,去除影像多余的部分,以有效縮小影像文件的容量,節(jié)省存儲空間。
10.5 降噪
去除三維掃描點云中由于外界因素(如光線、震動等)以及三維掃描儀本身的因素造成的無效點。
10.6 數(shù)據(jù)平滑
為了得到平滑模型及提高輪廓識別度,應(yīng)對三維掃描結(jié)果進行平滑處理,提高數(shù)據(jù)的平滑度,以更加接近于實物檔案的幾何特征。
10.7 影像質(zhì)量檢查
由數(shù)字化處理人員對數(shù)字文件的質(zhì)量情況,如影像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。對不符合質(zhì)量要求、數(shù)字化成果不完整或不清晰的應(yīng)重新數(shù)字化;數(shù)字文件整理秩序與實物檔案不一致的,應(yīng)及時進行調(diào)整。
11 數(shù)據(jù)掛接
11.1 應(yīng)借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的實物檔案數(shù)字影像進行掛接,以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字影像的關(guān)聯(lián)。
11.2 對掛接結(jié)果進行逐條檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與實物檔案數(shù)字影像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字影像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字影像是否能正常打開等,發(fā)現(xiàn)錯誤及時進行糾正。
12 數(shù)字化成果驗收與移交
12.1 驗收方式
12.1.1 建議檔案部門成立專門的驗收組對實物檔案數(shù)字化成果進行驗收。
12.1.2 應(yīng)采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結(jié)合的方式對實物檔案數(shù)字化成果進行驗收。
12.2 驗收內(nèi)容
12.2.1 實物檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字影像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掛接、工作文件、存儲載體等。
12.2.2 應(yīng)對數(shù)字影像進行驗收,主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準(zhǔn)確性、影像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、影像質(zhì)量等。
12.2.3 應(yīng)對檔案目錄數(shù)據(jù)進行驗收,主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度,必填項是否填寫等。
12.2.4 應(yīng)對元數(shù)據(jù)進行驗收,主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。
12.2.5 應(yīng)對數(shù)據(jù)掛接進行驗收,主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的數(shù)字影像的掛接的準(zhǔn)確性等。
12.2.6 應(yīng)對工作文件進行驗收,主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。
12.2.7 應(yīng)對存儲載體進行驗收,主要包括載體的可用性、有無病毒等。
12.3 驗收指標(biāo)
應(yīng)進行100%檢驗,檢驗合格率應(yīng)為100%。
12.4 驗收結(jié)論
12.4.1 每個實物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗達到12.2和12.3的要求,予以驗收“通過”。驗收未通過應(yīng)視情況進行返工或修改后,重新進行驗收。
12.4.2 驗收完成后須經(jīng)驗收組成員簽字。驗收“通過”的結(jié)論,應(yīng)經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審核、簽字后方有效。
12.5 移交
驗收合格的數(shù)字化成果應(yīng)按照實物檔案數(shù)字化工作方案及時移交,并履行交接手續(xù)。移交單示例參見附錄 B.8。
13 檔案歸還入庫
按照實物檔案入庫相關(guān)要求對完成數(shù)字化處理的檔案原件進行處理和清點,并履行檔案入庫手續(xù)。實物檔案數(shù)字化專用出(回)庫單示例參見附錄 B.9、數(shù)據(jù)質(zhì)檢退回處理單示例參見附錄B.10。
表 B.1~表 B.10給出了實物檔案數(shù)字化管理登記表示例。
表 B.1 實物檔案數(shù)字化審批書
表 B.2 實物檔案數(shù)字化流程單
表 B.3 實物檔案數(shù)字化前處理工作單
表 B.4 實物檔案數(shù)字化采集工作單
表 B.5 數(shù)字影像處理工作單
表 B.6 數(shù)據(jù)錄入工作單
表 B.7 實物檔案數(shù)字化驗收登記單
表 B.8 實物檔案數(shù)字化成果移交清單
表 B.9 實物檔案數(shù)字化專用出(回)庫單
表 B.10 數(shù)據(jù)質(zhì)檢退回處理單
參 考 文 獻
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