檔發(fā)〔2016〕11 號(hào)

各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市和新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局、發(fā)展改革委，中央和國家機(jī)關(guān)各部委，中央軍委辦公廳保密和檔案局、解放軍檔案館、武警部隊(duì)參謀部辦公室， 各人民團(tuán)體，各中央企業(yè)：
       為加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理，使檔案工作更好地服務(wù)國家建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)、運(yùn)行和管理。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，國家檔案局和國家發(fā)展改革委員會(huì)共同制定了《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們， 請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。各地區(qū)、各部門可結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施細(xì)則。各級檔案部門和發(fā)展改革部門要加強(qiáng)協(xié)調(diào)，相互配合， 共同做好建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。

2016 年 11 月 4 日          

建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法

       第一條 為規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理，維護(hù)電子文件和電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全， 提高管理效率，促進(jìn)信息共享，便于長期保存，按照國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。

       第二條 本辦法適用于中央和省級政府投資主管部門審批、核準(zhǔn)和備案的建設(shè)項(xiàng)目，其他建設(shè)項(xiàng)目可參照執(zhí)行。
       第三條 本辦法所稱建設(shè)項(xiàng)目電子文件（以下簡稱項(xiàng)目電子文件）是指建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)過程中通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備產(chǎn)生的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。
       本辦法所稱建設(shè)項(xiàng)目電子檔案（以下簡稱項(xiàng)目電子檔案） 是指建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的、具有保存價(jià)值并歸檔保存的 一組有聯(lián)系電子文件及其相關(guān)過程信息的集合。
       第四條 項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循項(xiàng)目建設(shè)和信息系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)律，堅(jiān)持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密的管理原則。
       第五條 政府投資主管部門、行業(yè)主管部門應(yīng)當(dāng)將電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和竣工驗(yàn)收要求，協(xié)調(diào)相關(guān)部門為電子文件歸檔和電子檔案管理的計(jì)劃安排、人力組織、資金保障、質(zhì)量監(jiān)督提供支持。
       第六條 電子文件管理部門統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目電子文件管 理工作，建立統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機(jī)制，推進(jìn)項(xiàng)目電子文件管理工作有效開展。
       第七條 檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對項(xiàng)目電子文件歸檔及電子檔案的保管、利用和移交工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，將電子檔案管理工作納入檔案專項(xiàng)驗(yàn)收內(nèi)容。
       第八條 項(xiàng)目主管部門負(fù)責(zé)對項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
       第九條 建設(shè)單位應(yīng)將項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，納入招投標(biāo)要求，納入合同、協(xié)議，納入驗(yàn)收要求。
       第十條 建設(shè)單位應(yīng)明確機(jī)構(gòu),具體負(fù)責(zé)本單位項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案的保管、利用、移交等工作，并對各參建單位的項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。
       第十一條 建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)管理實(shí)際，制定項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理各項(xiàng)制度、規(guī)范、程序，并組織協(xié)調(diào)工程管理相關(guān)部門和參建單位實(shí)施。
       第十二條 建設(shè)單位在編制招標(biāo)文件，并與參建單位簽訂合同或協(xié)議時(shí)應(yīng)設(shè)立專門條款，明確項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理責(zé)任，包括質(zhì)量要求、歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、 歸檔時(shí)間、儲(chǔ)存介質(zhì)、文件格式、相關(guān)費(fèi)用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同還應(yīng)明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項(xiàng)目的電子文件和電子檔案的審核責(zé)任。
       第十三條 項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件管理及歸檔功能，并能夠?qū)?xiàng)目電子文件形成與流轉(zhuǎn)實(shí)施有效控制，保障其真實(shí)、完整和安全；能夠在形成、流轉(zhuǎn)過程中及時(shí)跟蹤、檢查和補(bǔ)充與項(xiàng)目設(shè)計(jì)、設(shè)備、材料、施工等變更相關(guān)的項(xiàng)目電子文件及其元數(shù)據(jù)。
       第十四條 項(xiàng)目電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)或能 夠轉(zhuǎn)換成國家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，利于信息共享和長期保存。 項(xiàng)目電子文件歸檔保存的格式應(yīng)當(dāng)符合國家規(guī)定的電子檔 案長期保存的要求。
       第十五條 各參建單位采用電子簽名等技術(shù)手段時(shí)，應(yīng)當(dāng)符合國家相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求，并得到建設(shè)單位的認(rèn)可。
       第十六條 建設(shè)單位和各參建單位應(yīng)當(dāng)對項(xiàng)目電子文件形成、流轉(zhuǎn)過程中形成的重要變更依據(jù)性文件材料、過程稿進(jìn)行保存，對有關(guān)處理操作進(jìn)行登記，并對其留存作出明確規(guī)定。
       第十七條 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）等標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)有關(guān)要求，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，確定項(xiàng)目電子文件歸檔范圍、項(xiàng)目電子檔案分類體系和保管期限表。
       第十八條 項(xiàng)目電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的收 集、整理、檢測、歸檔等工作；檔案部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目電子文件歸檔的監(jiān)督、指導(dǎo)和電子檔案的接收、保管、利用等工作。
       第十九條 項(xiàng)目電子文件在辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求實(shí)時(shí)收集完整；項(xiàng)目電子文件整理時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照項(xiàng)目電子檔案分類體系，組成文件信息包，應(yīng)當(dāng)包含項(xiàng)目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。
       第二十條 項(xiàng)目電子文件完成整理后，由形成部門負(fù)責(zé)對文件信息包進(jìn)行鑒定和檢測；鑒定和檢測后，由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)歸檔，賦予歸檔標(biāo)志。歸檔標(biāo)志中應(yīng)當(dāng)含有歸檔責(zé)任人、歸檔時(shí)間、文件信息包名稱等信息。項(xiàng)目電子文件同時(shí)存在紙質(zhì)文件稿本時(shí)，歸檔時(shí)應(yīng)保證 兩者內(nèi)容信息一致，并建立對應(yīng)關(guān)系。
       第二十一條 各單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將項(xiàng)目電子檔
案納入單位檔案分類體系，按項(xiàng)目檔案管理規(guī)則編制檔號(hào)， 進(jìn)行分類管理。
       第二十二條 除合同或協(xié)議中另有約定外，各參建單位應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目通過交工驗(yàn)收后 3 個(gè)月內(nèi)，將項(xiàng)目電子檔案向建設(shè)單位移交。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后 3 個(gè)月內(nèi)，向使用單位移交項(xiàng)目電子檔案，同時(shí)向項(xiàng)目檔案接收單位移交列入接收范圍的項(xiàng)目電子檔案。
       停建、緩建的項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)收集各參建單位形成的項(xiàng)目電子檔案。項(xiàng)目電子檔案由建設(shè)單位暫時(shí)保管，建設(shè)單位撤銷的，項(xiàng)目電子檔案應(yīng)移交項(xiàng)目主管部門或有關(guān)檔案館。
       第二十三條 項(xiàng)目電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合《電子檔案移交與接收辦法》的要求。
       第二十四條  建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)建立項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)，管理項(xiàng)目全部電子檔案，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備接收登記、分類組織、鑒定處置、權(quán)限控制、檢索利用、安全備份、統(tǒng)計(jì)打印、移交輸出、系統(tǒng)管理等基本功能。
       第二十五條 項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)按照國家信息安全等級保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級保護(hù)管理規(guī)定，建立管理系統(tǒng)和電子檔案內(nèi)容的安全保密防護(hù)體系。
       第二十六條 項(xiàng)目電子檔案保存實(shí)行備份制度，重要電子檔案應(yīng)當(dāng)異地異質(zhì)備份。
       第二十七條 項(xiàng)目電子檔案載體應(yīng)按照國家和相關(guān)行業(yè)有關(guān)磁性載體、光載體等保管和保護(hù)的要求進(jìn)行管理和存放。
       第二十八條 各單位應(yīng)當(dāng)在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，將項(xiàng)目電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，保證其真實(shí)、完整和在新環(huán)境中完全兼容。
       第二十九條 各單位應(yīng)當(dāng)建立電子檔案利用制度、采用有效手段，保證項(xiàng)目電子檔案方便快捷利用，同時(shí)確保項(xiàng)目電子檔案在利用中的安全。
       第三十條 項(xiàng)目電子文件和電子檔案失去保存價(jià)值后， 應(yīng)在履行銷毀審批手續(xù)后，采取一定技術(shù)措施進(jìn)行信息清除工作。涉密電子文件和電子檔案的信息清除和介質(zhì)銷毀應(yīng)當(dāng)按照保密相關(guān)要求進(jìn)行。

       第三十一條 本辦法由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

       第三十二條 本辦法自頒布之日起施行。