檔案管理制度是單位為維護的合法權(quán)益采取的必要段，通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時運用檔案記載的內(nèi)容，依法維護單位的權(quán)益。

檔案工作崗位責(zé)任制

一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動。

2、加強對局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案個作納入局的整體發(fā)展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。

3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案個作與局各項個作協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、局檔案員職責(zé)

1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。

2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

3、負(fù)責(zé)收集出國考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。

4、負(fù)責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。

5、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。

6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進館的檔案。

三、分管檔案工作的各處(室)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

1、配備具有較好業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(兼)職檔案人員，并保持相對穩(wěn)定。

2、將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作)，幫助專(兼)職檔案?員解決工作中的實際困難。

3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。

4、疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專(兼)職檔案人員的歸檔工作 。

5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。

6、負(fù)責(zé)檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。

四、各處、室專(兼)職檔案人員職責(zé)

1、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

2、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡明扼要。

4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主動接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時間向檔案室移交。

6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。

7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。

8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計年報表。

 

文件、材料收集歸檔制度

一、收集歸檔范圍

本機關(guān)在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。

(一)本級文件

1、各種代表會議、工作會議、專業(yè)會議、各級?部會議的會議記錄、會議紀(jì)要。

2、工作計劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報、簡報、通報、通知。

3、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查、檢查、考察等報告。

4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復(fù)、通知。

5、各項決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。

6、各級領(lǐng)導(dǎo)的報告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。

7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝情況底圖、藍(lán)圖及文字材料。

8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。

9、反映本機關(guān)、本地區(qū)重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。

10、電報、重要電話記錄、機關(guān)工作日記。

11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合。

12、本機關(guān)制發(fā)的獎狀、獎證、獎?wù)?、獎旗、獎品?/span>

13、有關(guān)房產(chǎn)、財產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈等的憑證，發(fā)放各種證明、*存根。

14、已故人員資料。

15、重要的人民來信及處理材料。

16、本機關(guān)編輯、出版的書刊、資料樣板。

17、本機關(guān)(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統(tǒng)計、報表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。

(二)上級文件材料

1、上級(包括各部門及派駐本機關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗材料。

2、各級領(lǐng)導(dǎo)同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關(guān)、本地區(qū)時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。

3、上級發(fā)給本機關(guān)的獎狀、獎冊、獎?wù)?、獎旗、獎品?/span>

4、上級報刊刊載有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)情況的文章。

(三)同級文件材料

1、有關(guān)單位與本機關(guān)聯(lián)合召開會議，共同進行工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。

2、有關(guān)單位與本機關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。

3、有關(guān)單位與本機關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書。

4、有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。

(四)下級文件材料

1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。

2、重要的調(diào)查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗、重要的請示、法規(guī)性的備案文件。

3、重要的名冊、登記表。

4、大事記、基本情況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。

二、歸檔份數(shù)

文書檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編。

三、歸檔時間和方法

(一)凡經(jīng)過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。

(二)凡各部門發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。

(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結(jié)束，一個問題已解決，一件案件已

處理等)，由各部門辦公室的有關(guān)人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交

綜合檔案室歸檔。

(四)外出開會、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項活動結(jié)束時交由?

書檔案員歸檔。

(五)年度工作總結(jié)、各種年報、黨員、干部名冊，應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。

(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。

 四、歸檔要求

(一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。

(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。

(三)歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒有標(biāo)明?期的要標(biāo)上日期。

(四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復(fù)制件。

(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。

(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按?件的先后形成排列好。

 

檔案鑒定制度

1、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。

2、檔案鑒定工作，是一項科學(xué)性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發(fā)展觀點。

3、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進?。

4、檔案鑒定工作，必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進行，一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負(fù)責(zé)進行。

5、凡是經(jīng)過認(rèn)真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。

6、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴(yán)肅、慎重地對待鑒定工作，嚴(yán)格遵守檔案鑒定工作制度。

 

檔案借閱管理制度

為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。

2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。

3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。

4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但借出時間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使?者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。

5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。

 

檔案保密管理制度

一、檔案是國家的寶貴財富，企業(yè)各門類檔案本?具有機要性質(zhì)，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

二、凡是利用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接動用。

三、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。

四、利用絕密、機密檔案以及引進技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新?藝等技術(shù)文件材料，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，嚴(yán)禁提供利用。

五、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準(zhǔn)。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴(yán)格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個人一律無權(quán)外供。對于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，必須追查責(zé)任，對于嚴(yán)重?fù)p害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責(zé)任。

六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)?按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個人一律無權(quán)處理或自行銷毀。

七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報告，及時追查。

八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。

九、不允許將機密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。

十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作，總結(jié)經(jīng)驗，堵塞漏洞嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生。

 

檔案復(fù)制制度

1、本單位工因工作需要復(fù)制一般文件材料時要經(jīng)檔案室審批;本單位工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意;復(fù)制機密檔案材料(局會議記錄等)須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)審批后方可復(fù)制。

2、外單位一般不予復(fù)制，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案員同意方可復(fù)制。

3、復(fù)制后要及時進行登記。

 

檔案統(tǒng)計制度

1、檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的'現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。

2、統(tǒng)計作用。檔案統(tǒng)計個作，為制定檔案個作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學(xué)研究，進行定性分析與定量分析，提供科學(xué)的依據(jù)。

3、統(tǒng)計內(nèi)容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。

4、統(tǒng)計任務(wù)。對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析、提供資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。

5、統(tǒng)計對象。對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計。

6、統(tǒng)計方法。檔案統(tǒng)計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進?分析和研究，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗教訓(xùn)，以提?檔案的科學(xué)管理水平。

7、按期統(tǒng)計。平時必須積極收集資料，做好單項的統(tǒng)計；半年必須做好各項工作的初步統(tǒng)計；年終必須進行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計。

8、專人統(tǒng)計。配備統(tǒng)計人員，熟悉統(tǒng)計業(yè)務(wù)；掌握統(tǒng)計資料，數(shù)字統(tǒng)計連貫；準(zhǔn)確統(tǒng)計數(shù)字，按時統(tǒng)計上報。

 

檔案庫房管理制度

1、檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對檔案實行科學(xué)保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。

2、按專業(yè)類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，以利于檔案的保護管理。

3、堅持以防為主、防治結(jié)合?針，切實做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密)工作，確保檔案完整安全。

4、加強庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，逐步購置先進設(shè)備，改善庫房管理條件；引用先進科學(xué)技術(shù)，實行科學(xué)管理。

5、庫房要保持溫度在攝氏14-24°c，相對濕度在45-60%之內(nèi)；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。

6、庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。

7、接交進館的檔案，要認(rèn)真清點，履行簽字接交手續(xù)；檔案外借，要認(rèn)真清點，履行批準(zhǔn)手續(xù)，并保證按期歸還，非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房里不準(zhǔn)吸煙。

 

檔案銷毀制度

1、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進行銷毀處理。

2、檔案銷毀，必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進行鑒定。

3、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報告，列出檔案銷毀清冊。

4、檔案銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)。

5、批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某日已銷毀并簽名蓋章。

6、檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上

注明“已銷毀”。