檔案信息數(shù)字化，就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，以便更加方便快捷、高效地管理和利用它們的信息。數(shù)字化檔案的意義不僅體現(xiàn)在存儲方式的變化上，更深刻的是它能夠?yàn)樯鐣砀鼜V泛的信息資源，加速知識交流和科技創(chuàng)新的進(jìn)程，推動研究和教育的發(fā)展。
  一、便捷的存儲和管理：傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要耗費(fèi)大量的時間、人力及空間，而數(shù)字化檔案則減少了物理存儲需求，而且方便快捷的搜索和管理就可實(shí)現(xiàn)高效、自動化和可持續(xù)的檔案管理。
  二、實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性的數(shù)字化管理：傳統(tǒng)檔案的保護(hù)需要高昂的資金、以及特定的物理空間和人力資源，而且還需要通過防火、防水、防盜等手段來保護(hù)。而數(shù)字化檔案在保護(hù)方面則更具可持續(xù)性，可以通過設(shè)置密碼限制權(quán)限、數(shù)據(jù)備份等一系列技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)檔案資源的安全保護(hù)。
  三、促進(jìn)科技創(chuàng)新：數(shù)字化檔案是知識資源的重要體現(xiàn)，包含著各種研究和科學(xué)成果，在保護(hù)和共享這些內(nèi)容方面，數(shù)字化檔案會對所有的科技領(lǐng)域進(jìn)行有益影響，包括生命科學(xué)、醫(yī)學(xué)、計算機(jī)科學(xué)、環(huán)境保護(hù)等等。
  四、推動文化交流：檔案包含著歷史、文化、習(xí)俗等方面的信息，數(shù)字化檔案把這些信息呈現(xiàn)在更廣泛的受眾面前，使龐大量的文化知識能夠被更多人所掌握，以便用實(shí)踐活動來保護(hù)、傳承和傳播文化遺產(chǎn)。
  綜上所述，數(shù)字化檔案在提高檔案管理效率的同時，為知識管理、文化交流、科技創(chuàng)新等方面帶來了極大的便利，數(shù)字化檔案已成為當(dāng)今世界檔案管理的重要趨勢。