1 范圍

   本標準規(guī)定了檔案分類標引的基本原則、不同類型和主題的檔案分類標引規(guī)則，以及檔案分類標引工作程序和質(zhì)量管理。

   本標準適用于各級各類檔案館（室）使用《中國檔案分類法》對所藏各種類型的檔案進行分類標引；適用于編制檔案分類目錄、索引以及建立檔案目錄中心和數(shù)據(jù)庫的檔案分類標引工作。

2 術(shù)語和定義
   下列術(shù)語和定義適用于本標準。
   2.1標引 indexing
        對檔案內(nèi)容進行主題分析，賦予檢索標識的過程。
   2.2分類標引 classified indexing

        對檔案內(nèi)容進行主題分析，賦予分類號標識的過程。

3 基本規(guī)則
   3.1 檔案分類標引以國家機構(gòu)、社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案記述和反映的事物屬性關(guān)系，并兼顧檔案的其他特征。分類標引時，應(yīng)對檔案文件進行周密的主題分析，把握所論述的對象，準確地給予分類標識。
   3.2 檔案分類標引應(yīng)依據(jù)《中國檔案分類法》及其使用指南。
   3.3 檔案分類標引時，要正確地理解類目涵義和范圍，避免脫離類目之間的聯(lián)系和類目注釋的限定片面地理解類目涵義。
   3.4 檔案分類標引應(yīng)充分考慮實際的檢索需求和檢索方式，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和用途，選定適當?shù)臉艘疃?。凡一份文件或案卷涉及兩個或兩個以上主題者，除按第一主題或最重要的主題標出確切的分類號外，必要時可對其他主題附加相應(yīng)的分類號。
   3.5 檔案分類標引必須按專指性的要求，分入恰當?shù)念惸?，切不可分入較寬的上位類或較窄的下位類。當分類表中無恰當?shù)念惸繒r，可分入范圍較大的類目（上位類）或與檔案內(nèi)容密切相關(guān)的類目。3.6 檔案分類標引應(yīng)保持一致性。各種文本、載體類型的同一主題檔案所標引的分類號均應(yīng)一致。遇有某些難以分類和分類表上無恰當類目可歸的檔案，無論歸入上位類或歸入與其密切相關(guān)的類目，以及增設(shè)類目，都應(yīng)作出記錄，以后遇有類似情況，均按此處理。

4 各種類型檔案分類標引規(guī)則

   4.1 檔案分類表的選用
         4.1.1 清代檔案使用《清代檔案分類表》進行分類標引。清代以前各歷史時期檔案的分類標引使用該表的一級類目。
         4.1.2 民國檔案使用《民國檔案分類表》進行分類標引。
         4.1.3 革命歷史檔案使用《新民主主義革命檔案分類表》進行分類標引。
         4.1.4 中華人民共和國成立以后的檔案使用《中國檔案分類法》進行分類標引。
                 4.1.4.1 國家檔案館、黨政機關(guān)檔案室所藏的中華人民共和國成立之后的檔案使用《中國檔案分類法》進行分類標引。
                 4.1.4.2 其他各類檔案館（室），在使用《中國檔案分類法》進行分類標引時，本專業(yè)的檔案可使用行業(yè)分類表進行分類標引。
   4.2 檔案分類標引級次
一般以文件級、案卷級為單元進行分類標引。若遇檔案內(nèi)容聯(lián)系緊密或記述同一事物的幾份文件或幾個案卷情況，也可以作為一個單元進行分類標引。

5 各種主題檔案分類標引規(guī)

   5.1 主題的類型
        主題的類型依據(jù)檔案內(nèi)容可分為單主題和多主題兩種。單主題包括單元主題和復(fù)合主題（多元主題），多主題則由幾個單主題組成。
   5.2 單主題檔案的分類標引
         5.2.1 單主題文件或案卷，一般依主題主體因素所屬的類目標引；若是從一個方面對主題進行論述，就依這方面所屬類目標引；若是從多方面對主題論述，一般只依主題所屬類目作整體標引。
         5.2.2 文件或案卷論述的主題內(nèi)容互相交叉時應(yīng)依據(jù)《中國檔案分類法》關(guān)于集中與分散的有關(guān)規(guī)定進行標引。
         5.2.3 文件或案卷論述的主題涉及國家、地區(qū)、民族、時代等因素時，若《中國檔案分類法》中注明需要復(fù)分則應(yīng)標出復(fù)分號，否則可以省略。
   5.3 多主題檔案的標引
         5.3.1 文件、案卷論述的是兩個以上的主題，標引時應(yīng)充分考慮利用者的檢索需要、參考價值大小以及各主題間的邏輯關(guān)系，加以綜合分析，再確定給予一個或幾個分類號。
         5.3.2 文件、案卷論述的幾個主題之間是并列關(guān)系，參考價值大，除對第一主題按其展性給予分類號外，第二、第三主題也應(yīng)按其屬性給予分類號，以便充分揭示主題，為利用者提供更多的檢索途徑。
         5.3.3 文件、案卷論述的幾個主題之間是從屬關(guān)系，即上下位關(guān)系或整體與部分關(guān)系，一般依它們的上位類目作整體標引。若較小主題具有檢索價值，也可依小主題的所屬類目作互見標引。
         5.3.4 文件、案卷論述的幾個主題之間是因果或影響關(guān)系，一般依結(jié)果或受影響的主題所屬類目標引。對于互為因果的，互相影響的主題做全面標引。
         5.3.5 文件、案卷論述的幾個主題之間，一個主題應(yīng)用于多個主題，一般依被應(yīng)用主題所屬類目標引。必要時可以對其他主題附加相應(yīng)的分類號。

6 檔案分類標引工作程序

   6.1 研讀分類法
        標引人員在標引工作開始時，應(yīng)系統(tǒng)研讀《中國檔案分類法》的編制說明、主表、附表，了解該法的編制目的、適用范圍、分類原則、體系結(jié)構(gòu)、標識符號、類目注釋，辨清上位類、同位類、下位類、理論與應(yīng)用等關(guān)系，深入透徹地掌握其使用方法。
   6.2 檔案主題分析
        應(yīng)充分考慮立檔單位的性質(zhì)、職能和任務(wù)，通過分析題名、瀏覽正文、參考文件版頭和案卷封面，從而了解檔案的中心內(nèi)容和涉及的主要問題，判明其屬性特征，以便正確歸類。
        6.2.1 分析題名
                文件和案卷的題名，是責任者或立卷人對檔案內(nèi)容的概括，在題名準確反映檔案的中心內(nèi)容的情況下，分析題名能直觀地把握檔案的主題。但有些文件、案卷的題名，由于擬寫上的缺陷，不能準確地、直接地揭示主題內(nèi)容.所以不能作為分類標引的唯一依據(jù).還應(yīng)瀏覽正文。
        6.2.2 瀏覽正文
                通過分析題名不能確定檔案的確切內(nèi)容和類別時，應(yīng)瀏覽文件、案卷的正文。重點閱讀文頭、文尾、段落題名，了解作者的撰寫目的和意圖，從而確定檔案內(nèi)容論述或涉及的主題。
        6.2.3 查閱文件版頭和案卷封面
                黨、政機關(guān)行文都有固定的文件版頭，標明發(fā)文機關(guān)的全稱或通用簡稱，發(fā)文字號，文尾有發(fā)文機關(guān)、抄送機關(guān)、成文日期、蓋印與簽署。此外，附加標記有密級、緩急時限、閱讀范圍等。案卷封面上有機關(guān)全稱和組織機構(gòu)名稱、案卷題名、年度日期、保管期限、檔號以及卷內(nèi)目錄、卷末備考表等。它對于了解文件、案卷的主題、起草目的、利用范圍、使用價值等，都能提供一定的參考。

   6.3 判定類別

        進行主題分析后，須確定對文件、案卷所論述的事物中，哪些主題應(yīng)予以標引，能為利用者提供檢索途徑。然后根據(jù)主題性質(zhì)，到《中國檔案分類法》中查找其所屬的類目。
   6.4 標引分類號
        用《中國檔案分類法》中的類號來表達檔案主題性質(zhì)的標引，即將判定的類別賦予分類標識。給予分類號，應(yīng)根據(jù)文件、案卷內(nèi)容的屬性、主題多寡、起草意圖、利用對象、檢索需求等特點，采用恰當?shù)姆绞胶头椒ǎ瑴蚀_、一致、適度地標引出來。遇有難以分類的新事物、新主題的檔案材料，分類表上無確切類目可歸時，各檔案館、室可增設(shè)新類目予以分類標引，同時上報《中國檔案分類法》編委會確認。今后若遇到同類主題的文件、案卷亦照此辦理，確保一致性。
   6.5 審校
        審校是分類標引的最后一道工序，是確保標引質(zhì)量的最后關(guān)口。審校內(nèi)容包括檢查驗證檔案的內(nèi)容是否得到全面的分析，主題概念是否準確、恰當，辨類是否準確，同類檔案是否歸類一致，標引的類號是否充分、完整、準確，書寫是否正確無誤。審校程序分為自校、互校和總校。
        6.5.1 自校
                標引審校的第一環(huán)節(jié)。標引人員通過對自己標引結(jié)果的校對，遇有主題分析不準，前后不一致，應(yīng)及時予以糾正。
        6.5.2 互校
                標引審校的第二環(huán)節(jié)。標引人員通過對標引結(jié)果的校對，糾正因個人理解不同引起的錯誤，保持彼此之間標引的一致性。
        6.5.3 總校
                標引審校的最重要環(huán)節(jié)。在自校、互校后，必須選派熟悉業(yè)務(wù)、通曉目錄工作的人員擔任總校。通過總校進一步消除檔案主題分析與標引過程中的誤差，保證標引工作的整體優(yōu)化。同時可以對標引工作中所遇問題進行綜合分析，統(tǒng)籌考慮合理的解決方案。

7 檔案分類標引質(zhì)量管理

   7.1 衡量標引工作質(zhì)量的因素
        主要指標引的客觀性、專指性、全面性、一致性與適當?shù)臉艘疃取Ｓ绊憳艘ぷ髻|(zhì)量的因素是∶標引工作的組織管理、標引人員的業(yè)務(wù)水平和《中國檔案分類法》本身的質(zhì)量。
   7.2 制定分類標引的規(guī)章制度
        各單位可制定標引工作細則。它是在檔案分類標引規(guī)則的基礎(chǔ)上，結(jié)合本館、室的檔案實際和利用者檢索習慣而制定的工作條例。具體內(nèi)容包括∶分類標引的程序和具體組織規(guī)程；《中國檔案分類法》簡表、行業(yè)表、復(fù)分表的使用范圍和使用方法，集中歸類與分散歸類、交替類目的采用、標引的深度，以及標引責任制等等。
   7.3 分類標引人員的素質(zhì)和要求
        標引人員應(yīng)具備所標引檔案的專業(yè)知識和檔案學知識熟悉本館、室的檔案分類方法，并能用來標
        引檔案材料；具有閱讀、分析、概括、提煉檔案主題和準確歸類的能力。標引人員宜實行專業(yè)分工，并保持相對穩(wěn)定。
   7.4 建立標引人員與利用者的聯(lián)系
        標引人員應(yīng)多與利用者接觸，聽取利用者對分類標引工作的要求、批評和建議，并通過對利用者提問和檢索結(jié)果的分析不斷改進工作。7.5 加強《中國檔案分類法》的管理各檔案館、室在使用《中國檔案分類法》過程中遇到的各種問題和處理方法要作記錄，并填定“修改意見登記表"，報送主管部門，以便對《中國檔案分類法》定期增補和修改，使之日臻完善。