文書檔案案卷格式

時間：2022-11-17 來源:原創(chuàng) 瀏覽量:1115

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1 范圍

本標準規(guī)定了文書檔案案卷格式的內(nèi)容構(gòu)成和基本方法。

本標準適用于按立卷方法整理檔案的我國各級各類檔案館(室)和文書處理部門。

2 術語和定義
下列術語和定義適用于本標準。
2.1
文書檔案administrativearchives反映黨務、行政管理等活動的檔案。
2.2
案卷 file

由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。

3 案卷卷皮格式

文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。

3.1 硬卷皮格式

3.1.1 硬卷皮外形尺寸
      封面尺寸規(guī)格采用310 mmx220mm。封底尺寸同封面尺寸。
  封底三邊(上、下、翻口處)要另有70mm寬的折疊紙舌。卷脊可根據(jù)需要分別設10mm、15mm、20mm三種厚度。
  用于成卷裝訂的卷皮，上下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌(見附錄A)。本標準推薦使用250g無酸牛皮紙制作案卷硬卷皮。
      3.1.2 硬卷皮封面項目
  封面項目包括:全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號、檔號。各項目具體位置、尺寸見附錄 B。
      3.1.3 封面項目的填寫方法
  3.1.3.1 全宗名稱
全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產(chǎn)黨中央委員會”簡稱為“中共中央”:“中華人民共和國外交部”簡稱為“外交部”:“河北省人民政府人事局”簡稱為“河北省人事局”。不得簡稱為“本部”“本委”“本省人事局”等。
  3.1.3.2 類目名稱
     類目名稱指全宗內(nèi)分類方案的第一級類目名稱。在一個全宗內(nèi)應按統(tǒng)一的方案分類，并應保持分
  3.1.3.3 案卷題名
案卷題名即案卷標題，一般由立卷人擬寫。案卷題名應當準確概括本卷文件的主要制發(fā)機關、內(nèi)容、文種。文字應力求簡練、明確。
  3.1.3.4 時間:卷內(nèi)文件所屬的起止年月。
GB/T9705-2008
  3.1.3.5 保管期限:立卷時劃定的案卷保管期限,一般由立卷人填寫。
    3.1.3.6 件、頁數(shù):裝訂的案卷要填寫總頁數(shù),不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數(shù)。
   3.1.3.7 歸檔號:填寫文書處理號,由立卷人填寫。
  3.1.3.8 檔號的編制
封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。
全宗號:檔案館指定給立檔單位的編號。
     目錄號:全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號,在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號。案卷號:目錄內(nèi)案卷的順序編號,在同一個案卷目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的案卷號。
    3.1.4 卷脊項目
卷脊項目包括:全宗號、目錄號、年度、案卷號、歸檔號，其排列格式尺寸見附錄C。
  3.2 軟卷皮格式
  使用軟卷皮裝訂的案卷,必須裝人卷盒內(nèi)保存。
      3.2.1 軟卷皮外形尺寸
  軟卷皮設封皮和封底,其封皮和封底采用長寬為297mmx210mm的規(guī)格見附錄D
      3.2.2 軟卷皮封面項目
  軟卷皮封面項目及填寫方法均同硬卷皮格式。封面項目尺寸、位置見附錄 D。
        3.2.3 軟卷皮封二項目
  軟卷皮封二項目包括:順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。各項目具體位置、尺寸見附錄 E。
  軟卷皮封二項目的填寫方法同4.4卷內(nèi)文件目錄填寫方法。
      3.2.4 軟卷皮封三項目
  軟卷皮封三項目包括:本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間，其尺寸位置見附錄J。軟卷皮封三項目的填寫方法同53 卷內(nèi)備考表填寫方法。
  3.3 卷盒規(guī)格
      3.3.1 卷盒外形尺寸
  采用310mmx220mm(長x寬)，其厚度可根據(jù)需要分別設置30mm40mm或50mm的規(guī)格。在盒蓋翻口處中部要設置繩帶,使盒蓋能緊扣住卷盒(見附錄F圖F.1、圖F.2、圖F.3)。
      3.3.2 卷盒封面和卷脊格式
  卷盒封面為空白面。
  卷脊項目包括全宗名稱、目錄號、年度、起止卷號。
  其中起止卷號填寫xx-xx卷,其余項目的填寫方法同硬卷皮格式。各項目具體位置、尺寸見附錄G。
  3.4 填寫要求

填寫案卷封面及卷眷時應使用符合耐久性要求的字跡材料，字跡工整.

4 卷內(nèi)文件目錄格式
  4.1 目錄用紙幅面尺寸
  采用國際標準A4型(即長x寬為297mmx210mm)。
  4.2 頁邊與文字區(qū)尺寸
      卷內(nèi)目錄用紙上白邊(天頭)寬(20+05)mm卷內(nèi)目錄用紙下白邊(地腳)寬(15+0.5)mm卷內(nèi)目錄用紙左白邊(訂口)寬(2505)mm
      卷內(nèi)目錄用紙右白邊(翻口)寬(15+05)mm(見附錄H)
      2GB/T9705-2008
  4.3 卷內(nèi)文件目錄項目
      包括:順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。各項目具體位置、尺寸見附錄H
  4.4 卷內(nèi)文件目錄填寫方法
      4.4.1 順序號:以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫的序號,亦即件號。
      4.4.2 文號:文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。
      4.4.3 責任者:對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造或負有責任的團體和個人，亦即文件的署名者。
            機關團體責任者可著錄統(tǒng)一規(guī)范的通用簡稱，不得著錄“本市”“本局”。個人責任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄對檔案負有責任的職務、職稱或其他身份，并用“()”表示。聯(lián)合行文的責任者，應著錄列于首位的責任者，立檔單位本身是責任者的必須著錄，兩個責任者之間的間隔用“;”,被省略的責任者用“[等]”表示。
      4.4.4 題名:即文件的標題應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的文件，應自擬標題,外加“[ ]”號。
      4.4.5 日期:文件的形成時間。填寫時可省略“年”“月”“日”字。時間以8位數(shù)字表示，其中前4位表示年,中間2位表示月,后2位表示日,月日不足兩位的,前面補“0”。
      4.4.6 頁號:填寫每件文件首頁所對應的頁號:最后一件文件,填寫該件起止頁號。卷內(nèi)文件頁號應從1開始編制通號。
      4.4.7 單份裝訂的案卷應逐件加蓋檔號章。檔號章的位置在每件文件首頁上端空白處(見附錄I)。

4.4.8 備注:留待對卷內(nèi)文件變化時作說明之用

5 卷內(nèi)備考表格式
  5.1 卷內(nèi)備考表外形尺寸及頁邊與文字區(qū)尺寸
      均同卷內(nèi)目錄(見附錄J)。
  5.2 卷內(nèi)備考表項目
      包括:本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。各項目具體位置、尺寸見附錄J
  5.3 卷內(nèi)備考表填寫方法
      5.3.1本卷情況說明:填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。立卷后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。
      5.3.2 立卷人:由責任立卷者簽名。
      5.3.3 檢查人:由案卷質(zhì)量審核者簽名。

5.3.4 立卷時間:立卷完成的日期。