中華人民共和國國家檔案局2012-11-15發(fā)布2013-01-01實施

前       言

       本標準按照 GB/T 1．1 — 2009 給出的規(guī)則起草。
       本標準代替 DA/T 12 — 1994《全宗卷規(guī)范》。
       本次修訂，依據(jù) GB/T 1．1 — 2009《標準化工作導(dǎo)則    第 1 部分:標準的結(jié)構(gòu)和編寫》，對原標準的表述方式和書寫格式進行了修改：根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展需要，對原標準中"全宗卷主要內(nèi)容，和"全宗卷的整理，的內(nèi)容做了較大修改，新增了"術(shù)語和定義，和"卷盒及目錄格式，兩章內(nèi)容：根據(jù)館(室) 藏檔案管理工作的實際需要，新增了"綜合全宗卷，的內(nèi)容規(guī)定。
       本標準由國家檔案局提出。
       本標準由國家檔案局歸口。
       本標準起草單位：湖北省檔案局(館) 。
       本標準主要起草人：呂炎生 、宋剛 、焦光生 、胡陶君。
       本標準所代替標準的歷次版本發(fā)布情況為：
       DA/T 12 — 1994。

1   范圍

       本標準規(guī)定了全宗卷的編制原則 、內(nèi)容構(gòu)成 、整理方法和基本格式。
       本標準適用于各級各類檔案館和檔案室。

2   規(guī)范性引用文件

       下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的 。凡是注 日期的引用文件，僅注 日期的版本適用于本文件 。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單) 適用于本文件。
       GB／T 9705   文書檔案案卷格式
       GB／T 13967   全宗單
       DA／T 1   檔案工作基本術(shù)語
       DA／T 14   全宗指南編制規(guī)范
       DA／T 18   檔案著錄規(guī)則
       DA／T 22   歸檔文件整理規(guī)則

3   術(shù)語和定義

       下列術(shù)語和定義適用于本標準。
    3. 1
       全宗卷    fondsdescriptivefile
       由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的 重要工具。
    3. 2
       綜合全宗卷   synthesizefondsdescriptivefile
       由記錄和說明多個全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的綜合性文件材料組成的專門案卷，是管理館 (室) 藏檔案的重要工具。
   3. 3
       全宗屬類    fondscategory
       館藏量較大的檔案館，根據(jù)館藏全宗的歷史時期 、機構(gòu)性質(zhì) 、機構(gòu)級別等特征，對全宗進行的屬性分類 。檔案館通常對全宗屬類賦予特定的標識，作為全宗編號的屬性代碼。

4   全宗卷編制原則

    4. 1   檔案館(室) 應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷，收集 、保管在檔案管理過程中以單個全宗為對象形成的相 關(guān)文件材料。
    4. 2   全宗卷中收集的文件材料應(yīng)做到齊全 、完整 、真實，力求全面反映全宗及其管理的歷史面貌。
    4. 3   全宗卷的整理應(yīng)做到分類合理 、方法科學(xué) 、格式規(guī)范。
    4. 4   綜合全宗卷可以按館(室) 藏 、全宗屬類 、全宗群或聯(lián)合全宗進行編制，收集 、保管在檔案管理過程中 以館(室) 藏 、全宗屬類 、全宗群或聯(lián)合全宗等多個全宗為對象形成的相關(guān)文件材料。

5   全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成

    5. 1   全宗(館藏) 介紹類：全宗指南(全宗介紹) 、大事記等說明全宗背景和檔案狀況的文件材料。

    5. 2   檔案收集類：檔案接收和征集工作的辦法 、標準，檔案(資料) 交接文據(jù)及相關(guān)目錄，檔案來源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過程說明材料等。
    5. 3   檔案整理類：文件材料分類 、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案、整理工作說明和小結(jié)等。
    5. 4   檔案鑒定類：檔案保管期限鑒定 、檔案開放鑒定、檔案分級鑒定 、檔案銷毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定等鑒定工作的制度 、組織 、方案和標準，鑒定工作形成的報告 、請示及批復(fù)，鑒定及銷毀處置檔案的 目 錄 (清冊) 等。
    5. 5   檔案保管類：檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案破損情況調(diào)查與修復(fù)(搶救)、重點檔案保護、珍貴檔案仿真復(fù)制件制作等工作的記錄和說明材料，檔案保管狀況分析和工作總結(jié)、報告等 。
    5. 6   檔案統(tǒng)計類：檔案基礎(chǔ)統(tǒng)計臺賬，檔案工作基本情況統(tǒng)計報表，檔案工作統(tǒng)計分析材料等。
    5. 7   檔案利用類：檔案利用制度，檢索工具編制情況，檔案開放與控制情況，檔案編研與出版情況，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案介紹，檔案利用效果典型事例等 。
    5. 8   新技術(shù)應(yīng)用類：應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的情況記錄、工作報告及說明材料，檔案信息化和數(shù)字化工 作情況，電子檔案(文件) 創(chuàng)建和應(yīng)用環(huán)境(硬件和軟件) 及數(shù)據(jù)格式說明等。
    5. 9   綜合全宗卷：管理館藏 、全宗屬類 、全宗群或聯(lián)合全宗的綜合性業(yè)務(wù)工作規(guī)范和管理制度，5. 1~5. 8 中涉及多個全宗的文件材料。

6   全宗卷的整理

    6. 1   文件材料裝訂 。文件材料以件為單位進行裝訂。
    6. 2   文件材料分類 。屬于同一全宗卷的文件材料，按本標準第 5 章“全宗卷構(gòu)成”中 5．1~5．8 進行分類。
    6. 3   文件材料排序 。文件材料分人不同類目后，按形成時間順序排列 。新增文件材料插人相關(guān)類 目，向 后接續(xù)排列。
    6. 4   文件材料編號 。在文件材料首頁上方的空白處進行編號 。文件材料的編號由全宗號— 類號— 件號 三部分組成。
             6. 4. 1   全宗號填寫文件材料所屬全宗的編號 。綜合全宗卷的全宗號，填寫檔案館(室) 編號或檔案屬類代號。
             6. 4. 2   類號填寫 5. 1~5. 8 的序號 。
             6. 4. 3   件號填寫文件材料在相關(guān)類目中的流水排列序號。
                         編號舉例：
                         SZ1 — 1 — 2(中共湖北省委全宗，全宗介紹類，第 2 件)
    6. 5   編制文件材料目錄 。全宗卷中的文件材料，分類別，以件為單位，按照排列順序編制文件 目 錄。目錄格式見 8. 2。新增文件材料在相關(guān)類目中接續(xù)編制目錄。當相同材料出現(xiàn)新舊幾種版本時，應(yīng)在目錄備注欄中，注明新版本文件替代舊版本文件的名稱和時間。
    6. 6   文件材料裝盒 。全宗卷文件材料按照分類編號順序裝盒 。文件材料較多，一盒裝不下時，可按分類 編號順序裝人數(shù)盒 。裝有文件材料的全宗卷應(yīng)填寫卷盒封面和脊背 。卷盒式樣見 8. 1。
    6. 7   編制全宗卷盒號。全宗卷卷盒區(qū)分全宗，按卷盒排列順序編制流水號。綜合全宗卷單獨編制盒號。

7   全宗卷的管理

    7. 1   檔案館和保管全宗較多的檔案室，宜將全部館(室) 藏檔案的全宗卷集中保管，按照全宗編號順序組 織排列。
    7. 2   區(qū)分館藏檔案全宗屬類的檔案館，也可按照全宗屬類分別集中管理全宗卷。
    7. 3   保管單一全宗的檔案室，全宗卷宜與檔案一并保管，將全宗卷置于該全宗檔案的卷首。也可以將全宗卷與書本式檢索工具放在一起管理。
    7. 4   檔案室建立全宗卷，宜采用雙套制 。檔案室向檔案館移交檔案時，應(yīng)同時移交與該批移交檔案相關(guān) 的全宗卷文件材料 。

8   卷盒及目錄格式

    8. 1   全宗卷裝具采用無酸紙制作的翻蓋式卷盒。封面與脊背分別設(shè)置“全宗號”“全宗名稱”“盒號”等填寫項目，卷盒的外形尺寸為310 mm×220 mm(長 ×寬)，盒脊厚度為30mm 、40mm兩種規(guī)格。卷盒式樣見圖 A. 1。
    8. 2   全宗卷文件目錄采用 A4(長 ×寬為 297 mm×210 mm) 紙張 、表格形式，設(shè)置“類目名稱”“件號”“責 任者”“題名”“日期”“備注”等項目。目錄式樣見圖 A. 2。

(規(guī)范性附錄)

全宗卷盒及目錄圖示

       a＝310 mm;

       b＝220 mm;

       c＝30 mm 、40 mm。

       注 : 方括號"[],及括號內(nèi)的文字 ,是該處填寫內(nèi)容說明，并不印制在卷盒上。

a)    全宗卷盒外觀式樣

圖 A．1    全宗卷盒式樣

       a＝310 mm；
       b＝220 mm；
       c＝30 mm 、40 mm；
       d＝40 mm 。

b)    全宗卷盒立體圖

圖 A．1  (續(xù))

       單位為毫米

圖 A．2    全宗卷文件目錄格式