中華人民共和國國家檔案局2020-05-18發(fā)布2020-06-01實(shí)施

       DA/T68《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》分為如下部分:
       ———第1部分:總則;
       ———第2部分:檔案數(shù)字化服務(wù);
       ———第3部分:檔案管理咨詢服務(wù);
       ———第4部分:檔案整理服務(wù);
       ———第5部分:檔案保管服務(wù);
       ———第6部分:檔案銷毀服務(wù);
       ……
       本部分為 DA/T68的第3部分。
       本部分按照 GB/T1.1—2009給出的規(guī)則起草。
       本部分由國家檔案局提出并歸口。
       本部分起草單位:國家檔案局經(jīng)科司、浙江省檔案局、浙江省檔案事務(wù)所、杭州中大檔案管理咨詢有限公司、杭州遠(yuǎn)大檔案技術(shù)有限公司。
       本部分主要起草人:姜延溪、蔡盈芳、張晶晶、許春芝、趙真、夏振華、莫?jiǎng)Ρ搿⒔鸩?、陳曉霞、胡志華、徐林娟、袁瑞。

第3部分:檔案管理咨詢服務(wù)

1 范圍

       DA/T68的本部分規(guī)定了檔案管理咨詢服務(wù)外包相關(guān)方的工作,包括檔案管理咨詢服務(wù)內(nèi)容、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、工作流程、信用評價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督等要求。
       本部分適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織開展檔案管理咨詢服務(wù)外包工作。

2 規(guī)范性引用文件

       下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。
       GB/T17242 投訴處理指南
       GB/T22119 信用服務(wù)機(jī)構(gòu) 誠信評價(jià)業(yè)務(wù)規(guī)范
       DA/T68.1 檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第1部分:總則

3 術(shù)語和定義

       下列術(shù)語和定義適用于本文件。
       3.1
       檔案管理咨詢服務(wù) archivesmanagementconsultingservice
       承包方受發(fā)包方委托,運(yùn)用先進(jìn)的管理思想、科學(xué)方法和技術(shù)手段,通過調(diào)查、研究、分析為發(fā)包方提供檔案工作體系設(shè)計(jì)、檔案管理方案設(shè)計(jì)、檔案信息開發(fā)利用方案設(shè)計(jì)、檔案信息化方案設(shè)計(jì)、檔案外包服務(wù)項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)、檔案科研、檔案工作用房建設(shè)咨詢、檔案工作評估、檔案培訓(xùn)等服務(wù)的行為。
       3.2
       檔案管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu) archivesmanagementconsultativeagency
       依法設(shè)立、提供檔案管理咨詢服務(wù)、實(shí)行獨(dú)立核算的社會(huì)組織。
       3.3
       項(xiàng)目經(jīng)理 consultingprojectmanager
       檔案管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)(3.2)派出的,對整個(gè)項(xiàng)目策劃、實(shí)施進(jìn)行全面管控的管理人員。
       3.4
       咨詢員 consultant
       檔案管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)(3.2)派出的,在項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下具體承擔(dān)咨詢工作的人員。

4 檔案管理咨詢服務(wù)內(nèi)容

       4.1 檔案工作體系設(shè)計(jì)服務(wù)
       為發(fā)包方提供檔案工作戰(zhàn)略規(guī)劃編制、檔案工作機(jī)制策劃、檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范編制、檔案工作流程設(shè)計(jì)等服務(wù)的行為。
       4.2 檔案管理方案設(shè)計(jì)服務(wù)
       為發(fā)包方提供文件資料的收集、整理、鑒定、保管、查詢、統(tǒng)計(jì)等管理方案咨詢服務(wù)的行為。
       4.3 檔案信息開發(fā)利用方案設(shè)計(jì)服務(wù)
       為發(fā)包方提供檔案編研成果、開展檔案展陳及其他檔案利用形式的設(shè)計(jì)方案等服務(wù)的行為。
       4.4 檔案信息化方案設(shè)計(jì)服務(wù)
       為發(fā)包方提供檔案信息化建設(shè)規(guī)劃設(shè)計(jì)、檔案信息化實(shí)施方案設(shè)計(jì)、電子檔案管理系統(tǒng)需求分析等服務(wù)的行為。
       4.5 檔案服務(wù)外包項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)服務(wù)
       為發(fā)包方提供檔案服務(wù)外包項(xiàng)目在服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量、預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面設(shè)計(jì)方案或制作招標(biāo)文書的行為。
       4.6 檔案科研服務(wù)
       指導(dǎo)發(fā)包方或與發(fā)包方合作,進(jìn)行檔案科研課題申報(bào)、研究和成果推廣應(yīng)用等服務(wù)的行為。
       4.7 檔案工作用房建設(shè)咨詢服務(wù)
       為發(fā)包方開展檔案庫房、技術(shù)用房、利用用房等建設(shè)選址、加固改造、功能布局和設(shè)施設(shè)備配置可行性研究或提供方案等服務(wù)的行為。
       4.8 檔案工作評估服務(wù)
       為發(fā)包方提供全面或局部的檔案工作能力、效率、安全、合規(guī)性等方面評估服務(wù)的行為。
       4.9 檔案培訓(xùn)服務(wù)
       為發(fā)包方提供檔案規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的解讀、檔案管理知識傳授、檔案業(yè)務(wù)操作技能訓(xùn)練、檔案館(室)安全應(yīng)急演練等服務(wù)的行為。
       4.10 其他服務(wù)
       根據(jù)發(fā)包方需要提供的其他檔案管理咨詢服務(wù)的行為。

5 發(fā)包方工作規(guī)范

       5.1 工作原則
       發(fā)包方應(yīng)按照 DA/T68.1中6.1的規(guī)定,遵循合法、安全、可控原則,經(jīng)過規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定、合同簽訂、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評估與改進(jìn)等程序,實(shí)施檔案管理咨詢服務(wù)工作。
       5.2 項(xiàng)目的確定
       發(fā)包方應(yīng)遵循國家法律法規(guī)、工作有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定,在項(xiàng)目發(fā)包前,對檔案管理咨詢的需求進(jìn)行信息敏感性評估,確定咨詢服務(wù)外包的范圍、內(nèi)容,明確涉密或敏感信息項(xiàng)目的服務(wù)外包承包方須持有涉密資質(zhì)等特殊要求,編制科學(xué)、合理、可行、標(biāo)的明確的招標(biāo)文件。無須對外招標(biāo)的項(xiàng)目參照本部分執(zhí)行。
       5.3 合同執(zhí)行與監(jiān)督
             5.3.1 合同的執(zhí)行與監(jiān)督應(yīng)符合 DA/T68.1的規(guī)定。在合同履行中,標(biāo)的量或技術(shù)要求發(fā)生重大變化的,應(yīng)及時(shí)提出書面說明,必要時(shí)需簽訂補(bǔ)充協(xié)議。
             5.3.2 發(fā)包方在檔案管理咨詢服務(wù)過程中,應(yīng)全程參與并加強(qiáng)對檔案出入庫、承包方人員查閱檔案的審批、登記,確保檔案安全保密。
             5.3.3 發(fā)包方應(yīng)對合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控,及時(shí)檢查實(shí)施記錄,掌握項(xiàng)目進(jìn)度,督促項(xiàng)目實(shí)施,加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)督管理,防范承包方違約風(fēng)險(xiǎn),確保咨詢服務(wù)符合要求。
             5.3.4 檔案咨詢服務(wù)成果應(yīng)根據(jù)合同明確權(quán)益,未經(jīng)成果擁有方同意,另一方不得擅自發(fā)表。

6 承包方工作規(guī)范

       6.1 工作原則
             6.1.1 承包方應(yīng)按照 DA/T68.1的要求,做好檔案管理咨詢服務(wù)體系建設(shè),在加強(qiáng)基本服務(wù)能力建設(shè)的同時(shí),提高檔案咨詢服務(wù)所需的專業(yè)服務(wù)能力。
             6.1.2 承包方應(yīng)以發(fā)包方需求為中心,在咨詢服務(wù)流程中按照 PDCA(計(jì)劃-實(shí)施-評估-改進(jìn))循環(huán)執(zhí)行,持續(xù)提升服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度。
             6.1.3 承包方開展工作指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、方案設(shè)計(jì)等咨詢服務(wù)工作時(shí),應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,提出的制度建設(shè)和收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、信息化等業(yè)務(wù)建設(shè)意見須符合規(guī)定。
             6.1.4 承包方的工作指導(dǎo)、意見建議應(yīng)具有針對性、可操作性,符合發(fā)包方實(shí)際情況,應(yīng)跟蹤指導(dǎo)發(fā)包方咨詢意見建議的實(shí)施,出具檔案管理咨詢服務(wù)報(bào)告。
       6.2 服務(wù)能力建設(shè)
             6.2.1 承包方應(yīng)依法取得法人資格,并具有檔案管理咨詢相關(guān)業(yè)務(wù)范圍的資質(zhì)。
             6.2.2 在開展檔案管理咨詢服務(wù)之前,承包方應(yīng)根據(jù)發(fā)包方的實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)查研究,明確完成目標(biāo)所需的人員、時(shí)間、技術(shù)、設(shè)備、制度等條件。
             6.2.3 承包方應(yīng)與員工簽訂安全保密協(xié)議,履行用人單位管理義務(wù),維護(hù)檔案安全。
             6.2.4 承包方應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需要,配備具有相應(yīng)知識水平、工作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)能力的項(xiàng)目經(jīng)理和咨詢員,并保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在服務(wù)過程中的穩(wěn)定性。
             6.2.5 承包方應(yīng)組織項(xiàng)目人員參加檔案管理崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育和相應(yīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提升服務(wù)能力。

7 工作流程

       7.1 洽談
             7.1.1 發(fā)包方應(yīng)與承包方通過商務(wù)洽談,明確咨詢服務(wù)的目的、內(nèi)容、需求等。
             7.1.2 根據(jù)咨詢服務(wù)內(nèi)容,明確服務(wù)可行性,制定咨詢建議方案,確定服務(wù)目標(biāo)、范圍、工作方法和計(jì)劃、工作成果、人員及費(fèi)用等。
       7.2 簽訂合同
       發(fā)包方和承包方應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和 DA/T68.1的規(guī)定簽訂合同。
       7.3 項(xiàng)目實(shí)施
             7.3.1 工作準(zhǔn)備
                      7.3.1.1 實(shí)施前承包方應(yīng)成立項(xiàng)目組,確定項(xiàng)目經(jīng)理和咨詢員,明確職責(zé)、服務(wù)內(nèi)容、進(jìn)度和要求。
                      7.3.1.2 確定工作場所,配備相應(yīng)設(shè)施,制定服務(wù)細(xì)則。
             7.3.2 工作開展
                      7.3.2.1 開展必要的調(diào)研
                                 根據(jù)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行深入調(diào)研,掌握全面可靠數(shù)據(jù)和第一手材料。調(diào)研應(yīng)遵循以下程序和要求:
                                 a) 確定調(diào)研范圍,設(shè)計(jì)調(diào)查問卷;
                                 b) 收集調(diào)研數(shù)據(jù)、材料;
                                 c) 調(diào)研應(yīng)全面、詳細(xì),數(shù)據(jù)應(yīng)科學(xué)、準(zhǔn)確。
                      7.3.2.2 形成初步成果
                                 根據(jù)服務(wù)內(nèi)容,經(jīng)調(diào)研分析設(shè)計(jì),形成相應(yīng)的咨詢成果。成果包括但不限于以下內(nèi)容:
                                 a) 調(diào)研的基本情況;
                                 b) 主要問題分析及解決問題建議或設(shè)計(jì)方案;
                                 c) 成果的實(shí)施及相關(guān)工作建議。
                      7.3.2.3 討論審定
                                 提交初步成果,由發(fā)包方進(jìn)行審定,并符合以下要求:
                                 a) 審定應(yīng)依據(jù)合同條約進(jìn)行;
                                 b) 審定方式應(yīng)由發(fā)包方組織確定;
                                 c) 審定應(yīng)形成書面意見。
                      7.3.2.4 提交成果
                                 根據(jù)審定的意見,承包方改進(jìn)后提交成果。
       7.4 項(xiàng)目驗(yàn)收
             7.4.1 項(xiàng)目自評。項(xiàng)目完工后,承包方應(yīng)對項(xiàng)目成果進(jìn)行自評,形成咨詢服務(wù)工作總結(jié)報(bào)告,報(bào)告內(nèi)容至少應(yīng)包括項(xiàng)目概況、合同變更與履行情況、項(xiàng)目成果統(tǒng)計(jì)表、經(jīng)驗(yàn)與存在問題總結(jié)、后續(xù)改進(jìn)對策等。
             7.4.2 項(xiàng)目驗(yàn)收。根據(jù)合同約定,發(fā)包方應(yīng)組織相關(guān)部門或?qū)＜医M對成果的技術(shù)指標(biāo)、可行性、效果質(zhì)量等方面進(jìn)行驗(yàn)收,出具驗(yàn)收報(bào)告。
       7.5 后續(xù)工作
             7.5.1 費(fèi)用核算。發(fā)包方根據(jù)項(xiàng)目合同、驗(yàn)收報(bào)告等進(jìn)行結(jié)算,支付服務(wù)費(fèi)用。
             7.5.2 材料歸檔。咨詢服務(wù)結(jié)束后,承發(fā)包方應(yīng)將有關(guān)文件及時(shí)存檔,存檔文件主要包括:合同文件、項(xiàng)目實(shí)施方案、咨詢工作總結(jié)報(bào)告、咨詢工作成果,以及項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的主要技術(shù)文件、項(xiàng)目大事記、評審意見、驗(yàn)收報(bào)告、評價(jià)意見表等。
             7.5.3 后續(xù)改進(jìn)。承包方應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后,依據(jù)合同約定對發(fā)包方進(jìn)行回訪,向發(fā)包方提供技術(shù)指導(dǎo),總結(jié)項(xiàng)目情況并持續(xù)改進(jìn)。

8 信用評價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督

       8.1 信用評價(jià)
             8.1.1 發(fā)包方可對承包方的工作質(zhì)量進(jìn)行評價(jià),必要時(shí)出具評價(jià)意見(參見附錄 A)。
             8.1.2 承包方應(yīng)根據(jù)企業(yè)信用評價(jià)建立企業(yè)信用評價(jià)檔案。
             8.1.3 承包方應(yīng)配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門及其他部門對業(yè)務(wù)、安全、保密等的各項(xiàng)檢查或調(diào)查。
       8.2 服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督
             8.2.1 發(fā)包方咨詢服務(wù)外包工作應(yīng)接受國家有關(guān)部門監(jiān)督。
             8.2.2 承包方咨詢服務(wù)外包工作應(yīng)接受國家有關(guān)部門監(jiān)督,保證資質(zhì)證書有效。
             8.2.3 采用第三方監(jiān)督,應(yīng)按照 DA/T68.1、GB/T22119有關(guān)要求開展質(zhì)量監(jiān)督工作。
       8.3 服務(wù)質(zhì)量投訴
             8.3.1 承包方應(yīng)建立服務(wù)質(zhì)量投訴機(jī)制,對外公布投訴聯(lián)系方式。
             8.3.2 承包方應(yīng)按照 GB/T17242的要求建立投訴受理機(jī)構(gòu),定期或不定期收集各方反饋意見和建議并建立反饋意見檔案(參見附錄 B)。
             8.3.3 發(fā)包方和承包方發(fā)生服務(wù)質(zhì)量爭議時(shí),雙方應(yīng)協(xié)商處理;協(xié)商不成的,可申請調(diào)解、仲裁或提請?jiān)V訟。