電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

時(shí)間：2022-11-22 來(lái)源:原創(chuàng) 瀏覽量:2250

分享到：

1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理與處置的一般方法。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理,其他活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理可參照?qǐng)?zhí)行。

2 規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。
GB/T2828.1-2012 計(jì)數(shù)抽樣檢驗(yàn)程序第1部分:按接收質(zhì)量限(AQL)檢索的逐批檢驗(yàn)抽樣計(jì)劃(ISO2859-1:1999,IDT)
GB/T7156-2003 文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼與標(biāo)識(shí) GB/T9704-2012黨政機(jī)關(guān)公文格式 GB/T11821-2002照片檔案整理規(guī)范
GB/T11822-2008 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求
GB/T12628-2008 硬磁盤(pán)驅(qū)動(dòng)器通用規(guī)范
GB/T17678-1999 CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求
GB/T20988-2007 信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范
GB/T261631-2010 信息與文獻(xiàn)文件管理過(guò)程文件元數(shù)據(jù)第1部分:原則(ISO23081-1. IDT)
GB/T29194-2012 電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求 DA/T13-1994檔號(hào)編制規(guī)則
DA/T15-1995 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范 DA/T 18-1999檔案著錄規(guī)則 DA/T 22歸檔文件整理規(guī)則

DA/T28-2002 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范

DA/T31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

DA/T32-2005 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則
DA/T38-2008 電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范
DA/T 46-2009 文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案
DA/T 47-2009 版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求
ISO13008:2012 信息與文獻(xiàn)數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換和遷移過(guò)程(Information and documentation Digital records conversion and migration process)
ISO/TR13028:2010 信息與文獻(xiàn)檔案數(shù)字化實(shí)施指南(Information and documentation Imple- mentation guidelines for digitization of records)
ISO161752;2011 信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中檔案管理原則和功能要求第2部分;數(shù)字檔案管理系統(tǒng)指南與功能要求(Principles and functional requirements for records in electronic office en- vironments -Part 2:Guidelines and functional requirements for digital records management systems)
ISO161753:2010 信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中檔案管理原則和功能要求第3部分:業(yè)務(wù)系統(tǒng)中檔案管理指南與功能要求(Information and documentation -Principles and functional require ments for records in electronic office environments -Part 3:Guidelines and functional requirements for records in business systems)

3 術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。
3.1
電子文件electronic document
國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。
3.2
電子檔案electronic records
具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件(31)。
3.3
元數(shù)據(jù) metadata
描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。注:改寫(xiě)GB/T26162.1-2010,定義3.12。
3.4
組件component
構(gòu)成電子文件、電子檔案且獨(dú)立存在的一個(gè)比特流。 ISO16175.2-2011.3術(shù)語(yǔ)和定義
示例;文書(shū)類(lèi)電子檔案的組件包括電子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文處理單等。
3.5
真實(shí)性authenticity
電子文件、電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景與形成時(shí)的原始狀況相一致的性質(zhì)。
3.6
可靠性reliability
電子文件、電子檔案的內(nèi)容完全和正確地表達(dá)其所反映的事務(wù)、活動(dòng)或事實(shí)的性質(zhì)。
3.7
完整性 integrity
電子文件、電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒(méi)有破壞、變異或丟失的性質(zhì)。
3.8
可用性 useability
電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解的性質(zhì)。
3.9
業(yè)務(wù)系統(tǒng)businesssystem
形成或管理機(jī)構(gòu)活動(dòng)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。
示例:辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等促進(jìn)機(jī)構(gòu)事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)。
3.10
電子檔案管理系統(tǒng)electronic records managementsystem
對(duì)電子檔案(32)進(jìn)行采集(311)、歸檔(312)、編目、管理和處置的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。
3.11
采集capture
對(duì)電子文件電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和存儲(chǔ)的方法與過(guò)程
3.12
歸檔archiving
將具有憑證、查考和保存價(jià)值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件(31)及其元數(shù)據(jù)(33)管理權(quán)限向檔案部門(mén)提交的過(guò)程。
3.13
移交transfer
按照國(guó)家規(guī)定將電子檔案(3.2)的保管權(quán)交給國(guó)家檔案館的過(guò)程。
3.14
登記registration
電子檔案進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)(310)時(shí)賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)符的行為。
注:改寫(xiě)GB/T26162.1-20103.18
3.15
轉(zhuǎn)換conversion
在維護(hù)直實(shí)性，完整性和可用性前提下，將電子檔案從一種裁休轉(zhuǎn)換到另一種費(fèi)休或從一種格式轉(zhuǎn)
換成另一種格式的過(guò)程。
注:改寫(xiě)GB/T26162.1-201037。
3.16
遷移migration

在維護(hù)真實(shí)性、完整性和可用性的前提下，將電子檔案從一個(gè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程。

注:改寫(xiě)GB/T261621-2010313

4 總則

4.1 電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)遵循納人單位信息化建設(shè)規(guī)劃、技術(shù)與管理并重、便于利用和安全可靠的原則。
4.2 應(yīng)對(duì)電子文件、電子檔案實(shí)施全程和集中管理，確保電子檔案的直實(shí)性、可靠性、完整性與可用性。
4.3 應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度,明確相關(guān)部門(mén)電子文件歸檔和電子檔案管理的職責(zé)與分工，主要包括以下四類(lèi)部門(mén)的職責(zé)與分工:
a)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度，提出業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能要求。

負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用培訓(xùn);負(fù)責(zé)指導(dǎo)電子文件形成或辦理部門(mén)按歸檔要求管理應(yīng)歸檔電子文件;負(fù)責(zé)電子文件歸檔和電子檔案編目、管理和處置等各項(xiàng)工作;

b)電子文件形成或辦理部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的收集、整理、著錄和移交歸檔等工作:信息化部門(mén)負(fù)責(zé)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能，參與電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，為電

e)子檔案管理提供信息化支持;

d) 保密部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督涉密電子文件歸檔和電子檔案的保密管理。
4.4 應(yīng)明確各門(mén)類(lèi)電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍、時(shí)間、程序、接口和格式等要求。
4.5 應(yīng)執(zhí)行規(guī)范的工作程序,采取必要的技術(shù)手段,對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理全過(guò)程實(shí)行監(jiān)控。
4.6 應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)和離線存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)施電子文件歸檔和電子檔案管理。

5 業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)

5.1 業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能

5.1.1 應(yīng)能按6、7.8.1~84給出的相關(guān)要求形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。

5.1.2 內(nèi)置電子文件分類(lèi)方案、保管期限表等工具，支持電子文件形成或辦理部門(mén)完整收集、整理應(yīng)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。
5.1.3 應(yīng)能以單個(gè)流式文檔集中記錄電子文件擬制、辦理過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行的全部修改信息。
5.1.4 能按內(nèi)置規(guī)則自動(dòng)命名、存儲(chǔ)電子文件及其組件，保持電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。
5.1.5 能按標(biāo)準(zhǔn)生成電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)包，或向歸檔接口推送電子文件及其元數(shù)據(jù)。
5.1.6 能對(duì)已收集、積累的電子文件的所有操作進(jìn)行跟蹤、審計(jì)。
5.1.7 需通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)開(kāi)展電子檔案管理活動(dòng)時(shí)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理功能應(yīng)參照GB/T29194-2012 ISO16175-3:2010等標(biāo)準(zhǔn)以及52給出的要求執(zhí)行。
5.2 電子檔案管理系統(tǒng)基本功能
5.2.1 電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)參照GB/T29194-2012DA/T31ISO 130282010 ISO16175-2:2011等標(biāo)準(zhǔn)以及同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。
5.2.2 應(yīng)具備電子檔案管理配置功能，包括分類(lèi)方案管理、檔號(hào)規(guī)則管理、保管期限表管理、元數(shù)據(jù)方案管理、門(mén)類(lèi)定義等功能。
5.2.3 應(yīng)具備電子檔案管理功能，包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)的采集、登記、分類(lèi)、編目、命名、存儲(chǔ)、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀、移交、備份、報(bào)表管理等功能。
5.2.4 應(yīng)具備電子檔案安全管理功能，包括身份認(rèn)證、權(quán)限管理、跟蹤審計(jì)、生成固化信息等功能。
5.2.5 應(yīng)具備系統(tǒng)管理功能,包括系統(tǒng)參數(shù)管理、系統(tǒng)用戶(hù)和資源管理、系統(tǒng)功能配置、操作權(quán)限分配、事件報(bào)告等功能。
5.2.6 應(yīng)具備各門(mén)類(lèi)紙質(zhì)檔案管理功能，包括對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案同步編目、排序、編制檔號(hào)等功能。
5.2.7 應(yīng)具備紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及紙質(zhì)檔案數(shù)字副本管理功能。
5.3 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施
5.3.1 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和信息安全設(shè)施應(yīng)能保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，滿(mǎn)足電子文件歸檔與電子檔案管理活動(dòng)的實(shí)際需求。
5.3.2 應(yīng)為檔案部門(mén)配備局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，網(wǎng)絡(luò)性能應(yīng)能適應(yīng)各門(mén)類(lèi)電子文件、電子檔案?jìng)鬏?、利用要求?/span>
5.3.3 應(yīng)配備與電子檔案管理系統(tǒng)以及電子檔案管理需求相適應(yīng)的系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件和存儲(chǔ)、備份等設(shè)備。
5.3.4 應(yīng)配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的安全保障設(shè)施,包括殺毒軟件、防火墻等設(shè)備。
5.4 電子檔案管理系統(tǒng)安全管理
5.4.1 電子檔案管理系統(tǒng)安全管理應(yīng)參照《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》涉密計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)等規(guī)定執(zhí)行。
5.4.2 應(yīng)建立電子檔室管理系統(tǒng)安全管理制度，明確管理職責(zé)和要求，規(guī)范操作行為。
5.4.3 電子檔案管理系統(tǒng)以及檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、信息安全設(shè)施等各種設(shè)備的選型、采購(gòu)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)信息安全和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面的規(guī)定。
5.4.4 支撐電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，與互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備之間的數(shù)據(jù)傳輸應(yīng)通過(guò)一次性寫(xiě)入光盤(pán)實(shí)施。
5.4.5 嚴(yán)格管理電子檔案管理系統(tǒng)的專(zhuān)用離線存儲(chǔ)介質(zhì)及其用戶(hù)，定期查殺病毒，監(jiān)控非授權(quán)用戶(hù)的登錄與操作行為。
5.4.6 應(yīng)制定并實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)急處置預(yù)案，明確職責(zé)分工和保障措施，建立預(yù)防預(yù)警、應(yīng)急響應(yīng)和獎(jiǎng)懲等應(yīng)急處置機(jī)制。

6電子文件歸檔范圍

6.1 電子文件歸檔范圍
6.1.1 反映單位職能活動(dòng)、具有查考和保存價(jià)值的各門(mén)類(lèi)電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)收集、歸檔。
6.1.2 文書(shū)類(lèi)電子文件歸檔范圍按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等執(zhí)行。
6.1.3 照片、錄音、錄像等聲像類(lèi)電子文件歸檔范圍參照GB/T11821-2002執(zhí)行。
6.1.4 科技類(lèi)電子文件的歸檔范圍按照GB/T11822-2008DA/T28-2002等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
6.1.5 各種專(zhuān)業(yè)類(lèi)電子文件歸檔范圍按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6.1.6 郵件類(lèi)電子文件的歸檔范圍按照DA/T32-2005等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
6.1.7 網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類(lèi)電子文件歸檔范圍可參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。
6.2 電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍
6.2.1 應(yīng)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件一并收集、歸檔。
6.2.2 文書(shū)類(lèi)電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)按照DA/T46-2009等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，至少包括:
a)題名、文件編號(hào)、責(zé)任者、日期、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限、密級(jí)、格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件實(shí)體元數(shù)據(jù);
b)記錄有關(guān)電子文件擬制，辦理活動(dòng)的業(yè)務(wù)行為，行為時(shí)間和機(jī)構(gòu)人員名稱(chēng)等元數(shù)據(jù)，應(yīng)記錄的擬制、辦理活動(dòng)包括;發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、用印、核發(fā)等，收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等。
6.2.3 科技、專(zhuān)業(yè)、郵件、網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類(lèi)電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)可參照6.2.2給出的要求執(zhí)行。
6.2.4 聲像類(lèi)電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)包括題名、攝影者、錄音者、攝像者、人物、地點(diǎn)、業(yè)務(wù)活動(dòng)描述、密級(jí)、計(jì)算機(jī)文件名等。

7 電子文件的收集與整理

7.1 電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集
7.1.1 應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過(guò)程中完成電子文件的收集，聲像類(lèi)電子文件、在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件的收集由電子文件形成部門(mén)基于電子檔案管理系統(tǒng)或手工完成。
7.1.2 應(yīng)齊全、完整地收集電子文件及其組件，電子文件內(nèi)容信息與其形成時(shí)保持一致，包括但不限于以下6個(gè)方面的要求:
GB/T18894-2016
   a) 同一業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的電子文件應(yīng)齊全、完整;
   b)電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等應(yīng)齊全、完整,電子公文格式要素符合GB/T9704-2012的有關(guān)要求;
   c)在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造過(guò)程中形成的產(chǎn)品模型圖裝配圖、工程圖、物料清單、工藝卡片、設(shè)計(jì)與工藝變更通知等電子文件及其組件應(yīng)齊全、完整;
   d) 聲像類(lèi)電子文件應(yīng)能客觀、完整地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的主要內(nèi)容、人物和場(chǎng)景等;
   e)郵件、網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類(lèi)電子文件的文字信息、圖像、動(dòng)畫(huà)、音視頻文件等應(yīng)齊全、完整，網(wǎng)頁(yè)版面格式保持不變。需收集、歸檔完整的網(wǎng)站系統(tǒng)時(shí),應(yīng)同時(shí)收集網(wǎng)站設(shè)計(jì)文件、維護(hù)手冊(cè)等:
   f)以專(zhuān)有格式存儲(chǔ)的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集專(zhuān)用軟件、技術(shù)資料、操作手冊(cè)等。
7.1.3 以公務(wù)電子郵件附件形式傳輸、交換的電子文件，應(yīng)下載并收集、歸人業(yè)務(wù)系統(tǒng)或存儲(chǔ)文件夾中。
7.1.4 應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照6.2.2、6.2.3給出的要求,在電子文件擬制、辦理過(guò)程中采集文書(shū)、科技、專(zhuān)業(yè)等類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)。
7.1.5 可使用 WPS表格或電子檔案管理系統(tǒng)按照6.2.2a)、6.2.4給出的要求著錄、采集在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的各門(mén)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù),以及聲像類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)。
7.2 電子文件的整理
7.2.1 應(yīng)在電子文件擬制、辦理或收集過(guò)程中完成保管期限鑒定、分類(lèi)、排序、命名、存儲(chǔ)等整理活動(dòng)，并同步完成會(huì)議記錄、涉密文件等紙質(zhì)文件的整理。
7.2.2 以件為管理單位整理電子文件,也可根據(jù)實(shí)際以卷為管理單位進(jìn)行理。整理活動(dòng)應(yīng)保持電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系,建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。
7.2.3 應(yīng)基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成電子文件、紙質(zhì)文件的整理，聲像類(lèi)電子文件的整理由電子文件形成部門(mén)基于電子檔案管理系統(tǒng)或手工完成。
7.2.4 應(yīng)歸檔電子文件保管期限分為永久、定期30年和定期10年等。
7.2.5 電子文件分類(lèi)按照電子檔案分類(lèi)方案執(zhí)行，可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)或分類(lèi)方案有:
   a)文書(shū)類(lèi)電子文件的分類(lèi)整理按照DA/T22執(zhí)行:
   b)科技類(lèi)電子文件應(yīng)按照GB/T11822-2008DA/T28-2002《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等進(jìn)行分類(lèi):
   c)專(zhuān)業(yè)、郵件、網(wǎng)頁(yè)、社交媒體等類(lèi)電子文件可參照DA/T22等要求進(jìn)行分類(lèi)。有其他專(zhuān)門(mén)規(guī)定的，從其規(guī)定;
   d) 聲像類(lèi)電子文件應(yīng)按照年度--保管期限--業(yè)務(wù)活動(dòng)，或保管期限----年度---業(yè)務(wù)活動(dòng)等分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)。
7.2.6 應(yīng)在整理過(guò)程中基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件元數(shù)據(jù)庫(kù)建立紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)，涉密紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)的錄人應(yīng)符合國(guó)家保密管理要求,目錄數(shù)據(jù)項(xiàng)參照6.2.2 a)給出的要求執(zhí)行。
7.2.7 在分類(lèi)方案下按照業(yè)務(wù)活動(dòng)、形成時(shí)間等關(guān)鍵字，對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行同步排序,排序結(jié)果應(yīng)能保持電子文件、紙質(zhì)文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
7.2.8 應(yīng)按規(guī)則命名電子文件,命名規(guī)則應(yīng)能保持電子文件及其組件的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系與排列順序，能通過(guò)計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)建立電子文件與相應(yīng)元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，具體要求如下，
   a)應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按內(nèi)置命名規(guī)則自動(dòng)、有序地為電子文件及其組件命名;
   b)在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等類(lèi)應(yīng)用軟件形成的電子文件，應(yīng)采用完整、準(zhǔn)確的電子文件題名命名;
   c) 聲像類(lèi)電子文件可采用數(shù)字?jǐn)z錄設(shè)備自動(dòng)賦予的計(jì)算機(jī)文件名。6
7.2.9 可參照分類(lèi)方案在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中建立文件夾集中存儲(chǔ)電子文件及其組件，完成整理活動(dòng)。

8 電子文件歸檔與電子檔案編目

8.1 電子文件歸檔程序與要求
8.1.1 電子文件形成或辦理部門(mén)、檔案部門(mén)可在歸檔過(guò)程中基干業(yè)務(wù)系統(tǒng)，電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點(diǎn)、鑒定、登記、填寫(xiě)電子文件歸檔登記表(見(jiàn)表A.1)等主要?dú)w檔程序。
8.1.2 應(yīng)清點(diǎn)、核實(shí)電子文件的門(mén)類(lèi)、形成年度、保管期限、件數(shù)及其元數(shù)據(jù)數(shù)量等。
8.1.3 應(yīng)對(duì)電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性進(jìn)行鑒定，鑒定合格率應(yīng)達(dá)到100%，包括:
   a)電子文件及其元數(shù)據(jù)的形成、收集和歸檔符合制度要求;
   b)電子文件及其元數(shù)據(jù)能一一對(duì)應(yīng),數(shù)量準(zhǔn)確且齊全、完整
   c) 電子文件與元數(shù)據(jù)格式符合838.4給出的要求;
   d) 以專(zhuān)有格式歸檔的,其專(zhuān)用軟件、技術(shù)資料等齊全、完整;
   e)加密電子文件已解密;
   f)電子文件及其元數(shù)據(jù)經(jīng)安全網(wǎng)絡(luò)或?qū)Ｓ秒x線存儲(chǔ)介質(zhì)傳輸、移交;
   g)電子文件無(wú)病毒,電子文件離線存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)病毒、無(wú)損傷、可正常使用。
8.1.4 檔案部門(mén)應(yīng)將清點(diǎn)、鑒定合格的電子文件及其元數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔庫(kù)，自動(dòng)采集電子文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)文件名建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，在管理過(guò)程元數(shù)據(jù)中記錄登記行為，登記歸檔電子文件。
8.1.5 應(yīng)依據(jù)清點(diǎn),鑒定結(jié)果，按批次或歸檔年度填寫(xiě)電子文件歸檔登記表(見(jiàn)表A1)，完成電子文件的歸檔。
8.2 電子文件歸檔時(shí)間與歸檔方式
8.2.1 電子文件形成或辦理部門(mén)應(yīng)定期將已收集、積累并經(jīng)過(guò)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門(mén)提交歸檔,歸檔時(shí)間最遲不能超過(guò)電子文件形成后的第2年6月。
8.2.2 應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲(chǔ)介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔方式，通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)客戶(hù)端或歸檔接口完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔。
8.2.3 應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及本單位實(shí)際，確定電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔接口并作出書(shū)面說(shuō)明，歸檔接口通常包括但不限于以下三種：
   a) webservice歸檔接口;
   b) 中間數(shù)據(jù)庫(kù)歸檔接口;
   c)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。
8.3 電子文件歸檔格式
8.3.1 電子文件歸檔格式應(yīng)具備格式開(kāi)放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能,能夠支持同級(jí)國(guó)家綜合檔案館向長(zhǎng)期保存格式轉(zhuǎn)換。
8.3.2 電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集并歸檔,或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。版式文件格式應(yīng)按照 DA/T47-2009執(zhí)行可采用PDF PDF/A格式。
8.3.3 以文本、位圖文件形成的文書(shū)、科技、專(zhuān)業(yè)類(lèi)電子文件應(yīng)按以下要求歸檔:
   a)電子公文正本、定稿、公文處理單應(yīng)以版式文件格式，其他電子文件、電子文件組件可以版式文件RTFWPSDOCXJPGTIFPNG等通用格式歸檔;或GB/T18894-2016
   b) 電子文件及其組件按順序合并轉(zhuǎn)換為一個(gè)版式文件。
8.3.4 在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與制造過(guò)程中形成的科技類(lèi)電子文件應(yīng)按以下要求歸檔。
   a)二維矢量文件以SVG SWF WMF.EMF.EPS.DXF等格式歸檔:
   b)三維矢量文件,需永久保存的應(yīng)轉(zhuǎn)換為STEP格式歸檔,其他可根據(jù)需要按8.3.4a)給出的要求轉(zhuǎn)為二維矢量文件歸檔。
8.3.5 以數(shù)據(jù)庫(kù)文件形成的科技、專(zhuān)業(yè)類(lèi)電子文件，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)表結(jié)構(gòu)及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換為以下格式歸檔:
   a)以ETXLSDBF、XML等任一格式歸檔
   b) 參照紙質(zhì)表單或電子表單版面格式,將應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為版式文件歸檔。
8.3.6 照片米電子文件以IPG.TF等格式歸檔:錄音類(lèi)電子文件以WAVMP3等格式歸檔:錄像米電子文件以MPGMP4FLV、AVI等格式歸檔，珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套 MXF 格式文件。
8.3.7 公務(wù)電子郵件以EML格式,網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類(lèi)電子文件以HTML等格式歸檔。
8.3.8 專(zhuān)用軟件生成的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式歸檔。
8.4 電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式
8.4.1 應(yīng)根據(jù)電子文件歸檔接口以及元數(shù)據(jù)形成情況確定電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式。
8.4.2 經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的各門(mén)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)歸檔接口確定歸檔格式:
   a)選擇82.3a)或8.2.3 c)所述歸檔接口時(shí),可以ETXLSDBF、XML等任一格式歸檔
   b)選擇82.3b)所述歸檔接口時(shí)，可與電子文件一并由業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)推送至中間數(shù)據(jù)庫(kù)，也可再由中間數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)出數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)文件，
8.4.3 像類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)、在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件,可以ET XLS.DBF等格式歸檔。
8.5 電子檔案的編目

8.5.1 應(yīng)對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步整理審核、編制檔號(hào)等編目活動(dòng)。
8.5.2 應(yīng)對(duì)整理階段劃定的電子檔案保管期限與分類(lèi)結(jié)果進(jìn)行審核和確認(rèn)，對(duì)不合理或不準(zhǔn)確的應(yīng)進(jìn)
行修正。
8.5.3 應(yīng)在整理審核基礎(chǔ)上，對(duì)電子檔案、紙質(zhì)檔案重新排序，并依據(jù)排序結(jié)果編制文件級(jí)檔號(hào)。
8.5.4 應(yīng)采用文件級(jí)檔號(hào)或唯一標(biāo)識(shí)符作為要素為電子檔案及其組件重命名，同時(shí)更新相應(yīng)的計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)。
8.5.5 應(yīng)按照DA/T18-1999以及624給出的要求對(duì)電子檔案、紙質(zhì)檔案做進(jìn)一步著錄。規(guī)范、客觀、準(zhǔn)確地描述主題內(nèi)容與形式特征。
8.5.6 完成整理編目后,應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)歸入電子檔案管理系統(tǒng)正式庫(kù)，并參照7.29給出的要求分類(lèi),有序地存儲(chǔ)電子檔案及其組件。
8.6檔號(hào)編制要求
8.6.1 應(yīng)按照 DA/T 13-1994等標(biāo)準(zhǔn)以及電子檔案全程管理要求確定檔號(hào)編制規(guī)則。
8.6.2 應(yīng)采用同級(jí)國(guó)家綜合檔案館檔號(hào)編制規(guī)則為室藏電子檔案、紙質(zhì)檔案編制檔號(hào)。
8.6.3 檔號(hào)應(yīng)能唯一標(biāo)識(shí)全宗內(nèi)任一電子檔案或紙質(zhì)檔案。
8.6.4 以檔號(hào)作為電子檔案命名要素時(shí)，計(jì)算機(jī)文件名應(yīng)能在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中唯一標(biāo)識(shí)、有序存儲(chǔ)全宗內(nèi)任意一件電子檔案及其組件。

9 電子檔案的管理

9.1 電子檔案的存儲(chǔ)

9.1.1 應(yīng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)配詈與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲(chǔ)設(shè)備。
9.1.2 電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)檔號(hào)等標(biāo)識(shí)符構(gòu)成要素在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中逐級(jí)建立文件夾，分門(mén)別類(lèi)、集中有序地存儲(chǔ)電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動(dòng)記錄電子檔案在線存儲(chǔ)路徑。
9.1.3 在線存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬磁盤(pán),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處置。

9.2 電子檔案的備份
9.2.1 應(yīng)結(jié)合單位電子檔案管理和信息化建設(shè)實(shí)際,在確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌制定電子檔案?jìng)浞莘桨负筒呗裕瑢?shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等備份管理。
9.2.2 電子檔案近線備份與災(zāi)難備份的基本要求如下，
a)宜采用磁帶備份系統(tǒng)進(jìn)行近線備份，應(yīng)定期對(duì)電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的配置
數(shù)據(jù)和日志數(shù)據(jù)等進(jìn)行全量、增量或差異備份;
b)電子檔案數(shù)量達(dá)到一定量且條件許可時(shí)，可實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的熱備份;
c)本單位建設(shè)災(zāi)難備份中心時(shí)，應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的災(zāi)難備份納人規(guī)劃之中,進(jìn)行同步分析、設(shè)計(jì)和建設(shè)。電子檔案的災(zāi)難備份和災(zāi)難恢復(fù)應(yīng)參照GB/T20988-2007等標(biāo)準(zhǔn)要求執(zhí)行。
9.2.3 電子檔案離線備份的基本要求如下:
   應(yīng)采用一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、硬磁盤(pán)等離線存儲(chǔ)介質(zhì)，參照GB/T28281-2012GB/T12628
   a)2008.GB/T17678-1999 DA/T15-1995 DA/T38-2008等標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)配詈數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等的離線備份;
   b)電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)至少應(yīng)制作一套?？筛鶕?jù)異地備份、電子檔案珍貴程度和日常應(yīng)用需要等實(shí)際情況，制作第二套、第三套離線存儲(chǔ)介質(zhì)，并在裝具上標(biāo)識(shí)套別;
   c) 應(yīng)對(duì)離線存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行規(guī)范管理，按規(guī)則編制離線存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)，按規(guī)范結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)備份對(duì)象和相應(yīng)的說(shuō)明文件,標(biāo)識(shí)離線存儲(chǔ)介質(zhì)。禁止在光盤(pán)表面粘貼標(biāo)簽;
   d)離線存儲(chǔ)介質(zhì)的保管除參照紙質(zhì)檔案保管要求外，還應(yīng)符合下列條件:
      - -應(yīng)作防寫(xiě)處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層;
      - -應(yīng)裝盒,豎立存放或平放，避免擠壓;
      - -應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離;
      - -保管環(huán)境溫度選定范圍:光盤(pán)17℃~20℃，磁性載體15℃~27℃;相對(duì)濕度選定范圍:光盤(pán)20%~50%，磁性載體40%~60%。具體要求見(jiàn)DA/T15-1995DA/T38-2008
   e)電子檔案或電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)自形成起一年內(nèi)可送同級(jí)國(guó)家綜合檔案館電子檔案中心進(jìn)行備份;
   f)應(yīng)定期對(duì)磁性載體進(jìn)行抽樣檢測(cè)，抽樣率不低于10%;抽樣檢測(cè)過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)永久性誤差時(shí)應(yīng)擴(kuò)大抽檢范圍或進(jìn)行100%的檢測(cè),并立即對(duì)發(fā)生永久性誤差的磁性存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行復(fù)制或更新;
   g)對(duì)光盤(pán)進(jìn)行定期檢測(cè).檢測(cè)結(jié)果超過(guò)三級(jí)預(yù)警線時(shí)應(yīng)立即實(shí)施更新;
   h)離線存儲(chǔ)介質(zhì)所采用的技術(shù)即將淘汰時(shí)，應(yīng)立即將其中存儲(chǔ)的電子檔案及其元數(shù)據(jù)等轉(zhuǎn)換至新型且性能可靠的離線存儲(chǔ)介質(zhì)之中;
   i) 確認(rèn)離線存儲(chǔ)介質(zhì)的復(fù)制、更新和轉(zhuǎn)換等管理活動(dòng)成功時(shí)，再按照相關(guān)規(guī)定對(duì)原離線存儲(chǔ)介質(zhì)GB/T18894-2016實(shí)施破壞性銷(xiāo)毀。應(yīng)對(duì)離線存儲(chǔ)介質(zhì)管理活動(dòng)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容參見(jiàn)表A2.
9.3 電子檔案的利用
9.3.1 電子檔案的提供利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定。
9.3.2 根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限。
9.3.3 利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù).
9.3.4 電子檔案及其元數(shù)據(jù)的離線存儲(chǔ)介質(zhì)不得外借,其使用應(yīng)在檔案部門(mén)的監(jiān)控范圍內(nèi)。
9.3.5 對(duì)電子檔案采用在線方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)和管理兩方面采取嚴(yán)格的管理措施。
9.4 電子檔案的統(tǒng)計(jì)
9.4.1 應(yīng)按照檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)要求及本單位實(shí)際需要對(duì)各門(mén)類(lèi)電子檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
9.4.2 可按檔案門(mén)類(lèi)、年度、保管期限、密級(jí)、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、時(shí)長(zhǎng)、銷(xiāo)毀、移交等要素，對(duì)室藏電子檔案數(shù)量等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
9.4.3 可按年度、檔案門(mén)類(lèi)、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、利用人次、利用目的、復(fù)制、下載等要素對(duì)電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
9.5 電子檔案元數(shù)據(jù)的維護(hù)
9.5.1 應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)在電子檔案管理全過(guò)程中持續(xù)開(kāi)展電子檔案元數(shù)據(jù)采集、備份、轉(zhuǎn)換和遷移等管理活動(dòng)。
9.5.2 實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)升級(jí)或更新、電子檔案格式轉(zhuǎn)換等管理活動(dòng)時(shí)，應(yīng)自動(dòng)采集新增的電子檔案背景、結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù).包括信息系統(tǒng)描述、格式信息、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、視順編碼標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)等
9.5.3 應(yīng)參照GB/T26163.1-2010等標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)并自動(dòng)采集電子檔案管理過(guò)程元數(shù)據(jù)，應(yīng)記錄的電子檔案管理過(guò)程包括登記、格式轉(zhuǎn)換、遷移、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等，具體見(jiàn)8.1.4、10.2.5.10.3.4給出的要求。
9.5.4 應(yīng)通過(guò)備份、格式轉(zhuǎn)換、遷移等措施管理電子檔案元數(shù)據(jù)，包括電子文件歸檔接收的以及歸檔后形成的電子檔案元數(shù)據(jù),具體見(jiàn) 9,2、10,2、10.3.4 給出的要求。
9.5.5 應(yīng)禁止修改電子檔案背景、結(jié)構(gòu)和管理過(guò)程元數(shù)據(jù)，對(duì)題名、責(zé)任者、文件編號(hào)、日期、人物、保管期限、密級(jí)等元數(shù)據(jù)的修改應(yīng)符合管理規(guī)定,修改操作應(yīng)記錄于日志文件中。
9.5.6 應(yīng)確保電子檔案與其元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系得到維護(hù)。

10 電子檔案的處置

10.1 電子檔案的鑒定與審查

10.1.1 應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀鑒定和解密審查，鑒定、審查程序應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。
10.1.2檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)本單位檔案保管期限表進(jìn)行電子檔案銷(xiāo)毀鑒定,提出被鑒定對(duì)象的續(xù)存或銷(xiāo)毀意見(jiàn)，必要時(shí)可協(xié)商相關(guān)職能部門(mén)。銷(xiāo)毀鑒定意見(jiàn)經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門(mén)審核、批準(zhǔn)后方可實(shí)施。
10.1.3 電子檔案的解密審查應(yīng)由檔案部門(mén)、保密部門(mén)共同實(shí)施，必要時(shí)可協(xié)商相關(guān)職能部門(mén)。解密審查意見(jiàn)經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門(mén)審核、批準(zhǔn)后方可實(shí)施。
10.1.4 應(yīng)根據(jù)電子檔案所標(biāo)密級(jí)并結(jié)合國(guó)家有關(guān)政策要求參照GB/T7156-2003等標(biāo)準(zhǔn)定期對(duì)洗密電子檔客進(jìn)行密級(jí)審查,實(shí)施解密、延長(zhǎng)保密期限或提升密級(jí)等處置活動(dòng)。
10.1.5 到期電子檔案移交進(jìn)館前，應(yīng)進(jìn)行解密審查。
10.2電子檔案的轉(zhuǎn)換與遷移
10.2.1 應(yīng)在確保電子檔案的真實(shí)、可靠、完整和可用基礎(chǔ)上，參照ISO13008-2012等標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移。
10.2.2 出現(xiàn)以下但不限于以下情況時(shí),應(yīng)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移:
    a)電子檔案當(dāng)前格式將被淘汰或失去技術(shù)支持時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換:
    b)因技術(shù)更新、介質(zhì)檢測(cè)不合格等原因需更換離線存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)離線存儲(chǔ)介質(zhì)的轉(zhuǎn)換;
    c) 支撐電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、臺(tái)式計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、磁盤(pán)陣列等主要系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件等設(shè)備升級(jí)、更新時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移;
    d) 電子檔案管理系統(tǒng)重新時(shí),應(yīng)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移。
10.2.3 應(yīng)按照確認(rèn)轉(zhuǎn)換或計(jì)移需求評(píng)估轉(zhuǎn)換或遷移風(fēng)險(xiǎn)、制定轉(zhuǎn)換或計(jì)移方案，審批轉(zhuǎn)換或干移方案、轉(zhuǎn)換或遷移測(cè)試、實(shí)施轉(zhuǎn)換或遷移、評(píng)估轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果、報(bào)告轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果等步驟實(shí)施電子檔案及/或元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移。
10.2.4 應(yīng)在確信轉(zhuǎn)換或遷移活動(dòng)成功實(shí)施之后，根據(jù)本單位實(shí)際對(duì)轉(zhuǎn)換或遷移前的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行銷(xiāo)毀或繼續(xù)留存的處置。
10.2.5 電子檔案及其元數(shù)據(jù)庫(kù)的轉(zhuǎn)換、遷移活動(dòng)應(yīng)記錄于電子檔案管理過(guò)程元數(shù)據(jù)中，并填寫(xiě)電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表(見(jiàn)表 A.3)。
10.2.6 重新對(duì)經(jīng)過(guò)格式轉(zhuǎn)換后的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。
10.3電子檔案的移交與銷(xiāo)毀
10.3.1 保管期限為永久的電子檔案及其元數(shù)據(jù)自形成之日起5年內(nèi)應(yīng)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交，移交工作按照《電子檔案移交與接收辦法》和同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的要求執(zhí)行。
10.3.2 紙質(zhì)銀鹽感光材料等各門(mén)類(lèi)傳統(tǒng)體檔案應(yīng)以數(shù)字副本及非目錄數(shù)據(jù)移交進(jìn)館，以確保移交年度內(nèi)數(shù)字檔案資源的完整性。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換應(yīng)按照DA/T31ISO/TR13028-2010以及同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的要求執(zhí)行。
10.3.3 電子檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)參照國(guó)家關(guān)于檔案銷(xiāo)毀的有關(guān)規(guī)定與程序執(zhí)行。
10.3.4 應(yīng)從在線存儲(chǔ)設(shè)備、異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除應(yīng)銷(xiāo)毀電子檔案，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過(guò)程元數(shù)據(jù)、日志中自動(dòng)記錄鑒定、銷(xiāo)毀活動(dòng)，將被銷(xiāo)毀電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷(xiāo)毀數(shù)據(jù)庫(kù)。
10.3.5 應(yīng)銷(xiāo)毀電子檔案的離線存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)對(duì)其實(shí)施破壞性銷(xiāo)身。家旆銷(xiāo)毀前，應(yīng)對(duì)各份其中的其他電子檔案進(jìn)行離線存儲(chǔ)介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。

10.3.6 屬于保密范圍的電子檔案,其銷(xiāo)毀應(yīng)按國(guó)家保密規(guī)定實(shí)施。

10.3.7應(yīng)填寫(xiě)電子檔案銷(xiāo)毀登記表(見(jiàn)表 A.4)并歸檔保存。