中華人民共和國國家檔案局2019-03-04發(fā)布2019-09-01實施

前  言

       本標準按照 GB/T1.1—2009給出的規(guī)則起草。

       本標準主要起草人:韓李敏、黃靜濤、 、杜琳琳、祝成、吳新宇、朱宏偉、畢向陽、宣鵬娥、金昊旻。

1 范圍
       本標準規(guī)定了利用硬磁盤進行檔案數(shù)據(jù)離線存儲的管理要求。
       本標準適用于檔案數(shù)據(jù)利用硬磁盤以離線方式進行存儲的操作和管理。

2 規(guī)范性引用文件
       下列文件對于本文件的應用是必不可少的.凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。
       GB/T12628-2008硬磁盤驅(qū)動器通用規(guī)范
       GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

３ 術語和定義
       下列術語和定義適用于本文件。
       3.1
       硬磁盤 harddiskdrive
       使用以鋁或玻璃為基材的表面濺射磁性材料的圓盤狀材料作為主要記錄介質(zhì)的數(shù)據(jù)存儲載體。
       3.2
       自我監(jiān)測、分析及報告技術 selfＧmonitoringanalysisandreportingtechnology;S.M.A.R.T.
       用于監(jiān)控硬磁盤狀況和報告潛在問題的技術.檢測內(nèi)容包括硬磁盤的磁頭、盤片、馬達、電路的運行情況、歷史記錄等信息,通過與預設的安全閾值進行比較、分析得出硬磁盤的檢測報告。
       3.3
       氦氣硬盤 heliumＧfilledharddiskdrive
       內(nèi)部填充氦氣的硬磁盤,可以通過減少氣體對盤片的阻力來降低硬磁盤的工作溫度與能耗,提升硬磁盤的環(huán)境適應性。
       3.4
       磁頭啟停次數(shù) load/unloadcycles
       硬磁盤的磁頭可以正常啟停的最大循環(huán)次數(shù)。
       3.5
       平均故障間隔時間 meantimebetweenfailures;MTBF
       硬磁盤發(fā)生故障的平均時間,可以用來衡量硬磁盤的可靠性水平。
       3.6
       硬磁盤專用存儲設備 harddiskdrivededicatedstoragedevice
       進行檔案數(shù)據(jù)離線存儲的硬磁盤存儲設備,具有外殼安全防護、定期加電、定期檢測、數(shù)據(jù)寫保護等硬磁盤智能管理功能,以實現(xiàn)對硬磁盤的安全保存。

4 總則
       4.1 制定方案
       應結合檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲的工作實際統(tǒng)籌制定工作方案,包括存儲對象、工作目標、成本核算、人員安排、進度安排、安全管理措施等內(nèi)容。
       4.2 科學管理
       應制定科學化、規(guī)范化的管理制度,并在檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲工作中嚴格執(zhí)行.管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數(shù)據(jù)管理等方面。

       4.3 確保安全
       應加強檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲的安全管理,采取必要的技術手段,對全過程實行監(jiān)控,確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

5 硬磁盤的要求
       5.1 基本要求
             5.1.1 硬磁盤的技術要求應符合 GB/T12628-2008的規(guī)定。
             5.1.2 在高溫、高濕、多塵、高海拔等惡劣環(huán)境條件下,宜使用氦氣硬盤進行檔案數(shù)據(jù)離線存儲。
             5.1.3 利用硬磁盤進行檔案數(shù)據(jù)的多套離線存儲時,不同套別應使用不同品牌或不同批次的硬磁盤。
       5.2 可靠性要求
             5.2.1硬磁盤的磁頭啟停次數(shù)應不少于300000次.
             5.2.2 硬磁盤的平均故障間隔時間應不少于600000h。

             5.3.1 硬磁盤表面不應有凹痕、劃傷、裂縫、變形等,表面涂鍍層應均勻,不應有凝結、起泡、龜裂、脫落和機器磨損.金屬部件不應有銹蝕及其他機械損傷。
             5.3.2 硬磁盤應緊固無松動,連接器無損壞現(xiàn)象,插拔容易。
             5.3.3 說明功能的文字、符號及功能顯示應顯示清晰、完整。

6 數(shù)據(jù)寫入

       6.1 準備
             6.1.1 應統(tǒng)一規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)在硬磁盤中的存儲結構,按一定規(guī)則將其分類集中存儲,并留存存儲結構說明文件。

             6.1.2 應使用惡意代碼掃描軟件對需要寫入的檔案數(shù)據(jù)進行安全性檢測。

       6.2 寫入

             6.2.1 應使用全新硬磁盤進行數(shù)據(jù)寫入。
             6.2.2 宜將硬磁盤放置在硬盤盒中連接計算機進行數(shù)據(jù)寫入.硬盤盒的外部接口應支持 USB接口。
            6.2.3 硬磁盤在進行數(shù)據(jù)寫入過程中應采取必要的措施防止意外斷電,不要移動或碰撞工作臺和相關設備,防止發(fā)生振動及機械損傷.檔案數(shù)據(jù)寫入后應對硬磁盤進行寫保護控制。
       6.3 檢測
            6.3.1 應使用惡意代碼掃描軟件對硬磁盤存儲的檔案數(shù)據(jù)進行安全性檢測。
            6.3.2 應對硬磁盤存儲的檔案數(shù)據(jù)進行可用性檢測和完整性檢測。

            6.3.3 應采用基于S.M.A.R.T.技術的硬磁盤檢測軟件對硬磁盤進行檢測。

       6.4 制作標簽

            6.4.1 應制作硬磁盤標簽,標簽內(nèi)容包括硬磁盤編號、起止檔號、數(shù)據(jù)寫入時間、保管期限、密級等信息。

            6.4.2 標簽不應覆蓋硬磁盤上原有的文字和符號,應不影響硬磁盤的使用和性能。

            6.4.3 利用硬磁盤進行多套離線存儲時,應在標簽上標識套別。

       6.5 登記

            6.5.1 檔案數(shù)據(jù)寫入硬磁盤后應及時進行工作記錄登記,登記內(nèi)容包括:硬磁盤編號、套別、檔案內(nèi)容、保管期限、密級、硬磁盤情況、設備品牌型號、操作系統(tǒng)、應用軟件、制作時間、制作人、檢驗人、備注等。

            工作記錄登記表參見表 A.1。

            6.5.2 工作記錄應寫入相應的硬磁盤,并同時做好登記文件存檔、備份。

            6.5.3 應對檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲的管理活動進行登記，登記內(nèi)容參見GB/T18894-2016表A.2。

7 載體運輸

       7.1 在運輸硬磁盤前應進行清點和記錄,運輸?shù)竭_后及時進行核對。

       7.2 硬磁盤在運輸過程中應禁止液體淋襲和機械受損。

       7.3 運輸過程中盡量避免直接拿取硬磁盤。如必須拿取,應輕拿輕放,嚴禁劇烈震動和翻滾。

       7.4 硬磁盤在運輸過程中應避免擠壓、堆疊、碰撞。

       7.5 運輸過程中應加強安全管理,由專人負責,防止硬磁盤丟失、信息泄露等。

       7.6 利用硬磁盤進行檔案數(shù)據(jù)異地備份時,在異地運輸過程中,宜使用具備防震、防塵、防水、防潮、防曬、防磁等防護功能的專用容器或?qū)Ｓ迷O備,采取措施防止硬磁盤受損,確保長時間的運輸環(huán)境的溫度范圍為4℃~40℃、相對濕度的范圍為30％~80％,在24h內(nèi)溫度變化不得超過±10℃、相對濕度變化不得超過±10％。

８ 移交

       8.1 檔案接收部門應按照5.3和6.4的要求對硬磁盤外觀進行檢查,按照6.3的要求對硬磁盤進行檢測,并確保硬磁盤存儲的檔案數(shù)據(jù)與工作記錄登記情況完全一致,檢測合格的硬磁盤方可接收。

       8.2移交接收時應履行交接手續(xù),填寫移交接收登記表,登記內(nèi)容參見表A.2。

       8.3 利用硬磁盤進行電子檔案移交與接收工作可參照《電子檔案移交與接收辦法》中的規(guī)定執(zhí)行。

9 保管

       9.1 基本要求

             9.1.1 應采取必要的措施確保硬磁盤離線存儲的檔案數(shù)據(jù)安全、完整、可用。

             9.1.2 進行檔案數(shù)據(jù)離線存儲的硬磁盤應放置在硬盤盒中或配備硬磁盤專用存儲設備。

             9.1.3 硬磁盤在進行加電和檢測時,應采取必要的措施防止意外斷電,不要移動或碰撞工作臺和相關設備,防止發(fā)生振動及機械損傷。

       9.2 保管環(huán)境要求

             9.2.1 硬磁盤的保管環(huán)境的溫度范圍為15 ℃~27 ℃;相對濕度的范圍為40％~60％。在24h內(nèi)溫度變化不得超過±3℃、相對濕度變化不得超過±5％。

             9.2.2 硬磁盤的保管場所應采用防火、防水、防磁、防塵等安全措施,配備可覆蓋全部場地的防盜報警、視頻監(jiān)控等設施設備并確保設備正常運行。

             9.2.3 硬磁盤的保管場所應定時記錄溫濕度,并具備溫濕度異常報警提醒功能。

       9.3 定期加電

             9.3.1 應定期對硬磁盤進行穩(wěn)壓加電.可以將硬磁盤放置在硬盤盒中連接計算機進行加電,或利用硬磁盤專用存儲設備進行自動定期加電。

             9.3.2 加電周期宜為3個月,每次加電的時長不低于2h。

             9.3.3 應及時記錄硬磁盤加電情況,包括加電起止時間、狀態(tài)是否正常等。

       9.4 定期檢測

             9.4.1  應定期對硬磁盤進行檢測.可以將硬磁盤放置在硬盤盒中連接計算機進行檢測,或利用硬磁盤專用存儲設備進行自動定期檢測。

             9.4.2 檢測周期宜為2年.對硬磁盤的檢測應符合6.3的要求。

             9.4.3 如果檢測結果異常應立即按照第10章的要求進行數(shù)據(jù)遷移。

             9.4.4 如果發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失或不可用,可進行數(shù)據(jù)恢復.數(shù)據(jù)恢復后按照6.3的要求進行檢測,檢測合格后應按照第10章的要求進行數(shù)據(jù)遷移。

             9.4.5 應及時記錄硬磁盤檢測情況,包括檢測結果是否正常、異常情況的處理措施、處理結果等。

10 數(shù)據(jù)遷移

       10.1 因硬磁盤檢測結果異常、技術更新等原因需更換硬磁盤時,經(jīng)領導審批后應及時實施檔案數(shù)據(jù)的遷移。

       10.2 數(shù)據(jù)遷移后應按照6.3的要求進行檢測,檢測合格方可入庫。

       10.3 數(shù)據(jù)遷移后應按照第12章的要求對原硬磁盤進行銷毀。

       10.4 數(shù)據(jù)遷移完成后應進行登記,登記內(nèi)容參見表A.3。

11 利用

       11.1 用于檔案數(shù)據(jù)離線存儲的硬磁盤提供利用時不得外借,利用過程應在檔案部門的監(jiān)控范圍內(nèi),嚴格遵守檔案管理和保密規(guī)定。

       11.2 在提供利用時,應采取必要的措施,確保檔案數(shù)據(jù)不被修改。

       11.3 應及時記錄硬磁盤的利用情況。

12 銷毀

       12.1 檔案數(shù)據(jù)的銷毀應參照國家關于檔案銷毀的有關規(guī)定與程序,經(jīng)領導審批后執(zhí)行。

       12.2 硬磁盤的銷毀應符合GB/T18894-2016中10.3.5的要求。

       12.3 銷毀時應填寫銷毀登記表并歸檔保存,登記內(nèi)容參見表A.4。

(資料性附錄)

檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理登記表示例

表A.1~表A.4給出了檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理登記表的示例。

參 考 文 獻

[1] 電子檔案移交與接收辦法(檔發(fā)〔2012〕7號)

——————————————————