文書(shū)檔案案卷格式

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1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了文書(shū)檔案案卷格式的內(nèi)容構(gòu)成和基本方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于按立卷方法整理檔案的我國(guó)各級(jí)各類(lèi)檔案館(室)和文書(shū)處理部門(mén)。

2 術(shù)語(yǔ)和定義
下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
2.1
文書(shū)檔案administrativearchives反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。
2.2
案卷 file

由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。

3 案卷卷皮格式

文書(shū)檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。

3.1 硬卷皮格式

3.1.1 硬卷皮外形尺寸
      封面尺寸規(guī)格采用310 mmx220mm。封底尺寸同封面尺寸。
  封底三邊(上、下、翻口處)要另有70mm寬的折疊紙舌。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10mm、15mm、20mm三種厚度。
  用于成卷裝訂的卷皮，上下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌(見(jiàn)附錄A)。本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用250g無(wú)酸牛皮紙制作案卷硬卷皮。
      3.1.2 硬卷皮封面項(xiàng)目
  封面項(xiàng)目包括:全宗名稱(chēng)、類(lèi)目名稱(chēng)、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)。各項(xiàng)目具體位置、尺寸見(jiàn)附錄 B。
      3.1.3 封面項(xiàng)目的填寫(xiě)方法
  3.1.3.1 全宗名稱(chēng)
全宗名稱(chēng)相同于立檔單位的名稱(chēng)。填寫(xiě)全宗名稱(chēng)必須用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)。如“中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)”簡(jiǎn)稱(chēng)為“中共中央”:“中華人民共和國(guó)外交部”簡(jiǎn)稱(chēng)為“外交部”:“河北省人民政府人事局”簡(jiǎn)稱(chēng)為“河北省人事局”。不得簡(jiǎn)稱(chēng)為“本部”“本委”“本省人事局”等。
  3.1.3.2 類(lèi)目名稱(chēng)
     類(lèi)目名稱(chēng)指全宗內(nèi)分類(lèi)方案的第一級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)。在一個(gè)全宗內(nèi)應(yīng)按統(tǒng)一的方案分類(lèi)，并應(yīng)保持分
  3.1.3.3 案卷題名
案卷題名即案卷標(biāo)題，一般由立卷人擬寫(xiě)。案卷題名應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括本卷文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種。文字應(yīng)力求簡(jiǎn)練、明確。
  3.1.3.4 時(shí)間:卷內(nèi)文件所屬的起止年月。
GB/T9705-2008
  3.1.3.5 保管期限:立卷時(shí)劃定的案卷保管期限,一般由立卷人填寫(xiě)。
    3.1.3.6 件、頁(yè)數(shù):裝訂的案卷要填寫(xiě)總頁(yè)數(shù),不裝訂的案卷要填寫(xiě)本卷的總件數(shù)。
   3.1.3.7 歸檔號(hào):填寫(xiě)文書(shū)處理號(hào),由立卷人填寫(xiě)。
  3.1.3.8 檔號(hào)的編制
封面檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。
全宗號(hào):檔案館指定給立檔單位的編號(hào)。
     目錄號(hào):全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào),在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)。案卷號(hào):目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào),在同一個(gè)案卷目錄內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。
    3.1.4 卷脊項(xiàng)目
卷脊項(xiàng)目包括:全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度、案卷號(hào)、歸檔號(hào)，其排列格式尺寸見(jiàn)附錄C。
  3.2 軟卷皮格式
  使用軟卷皮裝訂的案卷,必須裝人卷盒內(nèi)保存。
      3.2.1 軟卷皮外形尺寸
  軟卷皮設(shè)封皮和封底,其封皮和封底采用長(zhǎng)寬為297mmx210mm的規(guī)格見(jiàn)附錄D
      3.2.2 軟卷皮封面項(xiàng)目
  軟卷皮封面項(xiàng)目及填寫(xiě)方法均同硬卷皮格式。封面項(xiàng)目尺寸、位置見(jiàn)附錄 D。
        3.2.3 軟卷皮封二項(xiàng)目
  軟卷皮封二項(xiàng)目包括:順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注。各項(xiàng)目具體位置、尺寸見(jiàn)附錄 E。
  軟卷皮封二項(xiàng)目的填寫(xiě)方法同4.4卷內(nèi)文件目錄填寫(xiě)方法。
      3.2.4 軟卷皮封三項(xiàng)目
  軟卷皮封三項(xiàng)目包括:本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間，其尺寸位置見(jiàn)附錄J。軟卷皮封三項(xiàng)目的填寫(xiě)方法同53 卷內(nèi)備考表填寫(xiě)方法。
  3.3 卷盒規(guī)格
      3.3.1 卷盒外形尺寸
  采用310mmx220mm(長(zhǎng)x寬)，其厚度可根據(jù)需要分別設(shè)置30mm40mm或50mm的規(guī)格。在盒蓋翻口處中部要設(shè)置繩帶,使盒蓋能緊扣住卷盒(見(jiàn)附錄F圖F.1、圖F.2、圖F.3)。
      3.3.2 卷盒封面和卷脊格式
  卷盒封面為空白面。
  卷脊項(xiàng)目包括全宗名稱(chēng)、目錄號(hào)、年度、起止卷號(hào)。
  其中起止卷號(hào)填寫(xiě)xx-xx卷,其余項(xiàng)目的填寫(xiě)方法同硬卷皮格式。各項(xiàng)目具體位置、尺寸見(jiàn)附錄G。
  3.4 填寫(xiě)要求

填寫(xiě)案卷封面及卷眷時(shí)應(yīng)使用符合耐久性要求的字跡材料，字跡工整.

4 卷內(nèi)文件目錄格式
  4.1 目錄用紙幅面尺寸
  采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(即長(zhǎng)x寬為297mmx210mm)。
  4.2 頁(yè)邊與文字區(qū)尺寸
      卷內(nèi)目錄用紙上白邊(天頭)寬(20+05)mm卷內(nèi)目錄用紙下白邊(地腳)寬(15+0.5)mm卷內(nèi)目錄用紙左白邊(訂口)寬(2505)mm
      卷內(nèi)目錄用紙右白邊(翻口)寬(15+05)mm(見(jiàn)附錄H)
      2GB/T9705-2008
  4.3 卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目
      包括:順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注。各項(xiàng)目具體位置、尺寸見(jiàn)附錄H
  4.4 卷內(nèi)文件目錄填寫(xiě)方法
      4.4.1 順序號(hào):以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫(xiě)的序號(hào),亦即件號(hào)。
      4.4.2 文號(hào):文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。
      4.4.3 責(zé)任者:對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體和個(gè)人，亦即文件的署名者。
            機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者可著錄統(tǒng)一規(guī)范的通用簡(jiǎn)稱(chēng)，不得著錄“本市”“本局”。個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄對(duì)檔案負(fù)有責(zé)任的職務(wù)、職稱(chēng)或其他身份，并用“()”表示。聯(lián)合行文的責(zé)任者，應(yīng)著錄列于首位的責(zé)任者，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，兩個(gè)責(zé)任者之間的間隔用“;”,被省略的責(zé)任者用“[等]”表示。
      4.4.4 題名:即文件的標(biāo)題應(yīng)照實(shí)抄錄。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的文件，應(yīng)自擬標(biāo)題,外加“[ ]”號(hào)。
      4.4.5 日期:文件的形成時(shí)間。填寫(xiě)時(shí)可省略“年”“月”“日”字。時(shí)間以8位數(shù)字表示，其中前4位表示年,中間2位表示月,后2位表示日,月日不足兩位的,前面補(bǔ)“0”。
      4.4.6 頁(yè)號(hào):填寫(xiě)每件文件首頁(yè)所對(duì)應(yīng)的頁(yè)號(hào):最后一件文件,填寫(xiě)該件起止頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)從1開(kāi)始編制通號(hào)。
      4.4.7 單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的位置在每件文件首頁(yè)上端空白處(見(jiàn)附錄I)。

4.4.8 備注:留待對(duì)卷內(nèi)文件變化時(shí)作說(shuō)明之用

5 卷內(nèi)備考表格式
  5.1 卷內(nèi)備考表外形尺寸及頁(yè)邊與文字區(qū)尺寸
      均同卷內(nèi)目錄(見(jiàn)附錄J)。
  5.2 卷內(nèi)備考表項(xiàng)目
      包括:本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。各項(xiàng)目具體位置、尺寸見(jiàn)附錄J
  5.3 卷內(nèi)備考表填寫(xiě)方法
      5.3.1本卷情況說(shuō)明:填寫(xiě)卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。立卷后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由有關(guān)的檔案管理人員填寫(xiě)并簽名、標(biāo)注時(shí)間。
      5.3.2 立卷人:由責(zé)任立卷者簽名。
      5.3.3 檢查人:由案卷質(zhì)量審核者簽名。

5.3.4 立卷時(shí)間:立卷完成的日期。